Dieser Beitrag ist Teil einer Blogserie zum Thema Standardisierung. Siehe Teil I zu visuellen Arbeitsanweisungen und Teil III zu Kompetenzmanagement.
Wie wir in unserer ersten Blogserie zum Thema Standardisierung ausgeführt haben, geht es in Phase C (Check) des PDCA-Zyklus von Deming um die Arbeitsplatzbeobachtung (Job Observation):
Was ist Arbeitsplatzbeobachtung?
Die größte Herausforderung ist es, die Robustheit der Standardisierung zu gewährleisten. Wie Sie sich erinnern, haben wir im vorigen Beitrag die beste Methode zur digitalen Standardisierung einer Tätigkeit definiert. Dies ist nur der Anfang, oder besser gesagt, es ist die Grundlage unserer Methodik der kontinuierlichen Verbesserung, da das ultimative Ziel der Normung darin besteht, ihre Durchführung rigoros zu machen (was auch immer der Stakeholder ist) und gleichzeitig die Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung jeder Aktivität zu sein.
Arbeitsplatzbeobachtung hilft uns, gleich mehrere Ziele zu erreichen. In diesem Beitrag werden wir uns die verschiedenen Arten von Methoden der Arbeitsplatzbeobachtung ansehen, die dabei helfen:
- Die Standards auf dem aktuellen Stand zu halten
- Sicherzustellen, dass Standards befolgt und eingehalten werden
- Problemen zu identifizieren, die Qualität, Produktivität, Ergonomie, Sicherheit usw. beeinträchtigen könnten
- Möglichkeiten zur Verbesserung der Standards zu identifizieren
- Schulungsbedarf zu identifizieren
- Chancen für Kaizen-Verbesserungsstudien zu identifizieren
Wie lässt sich eine Arbeitsplatzbeobachtung effektiv durchführen?
Es gibt viele Möglichkeiten, Arbeitsplatzbeobachtungen durchzuführen, hier stellen wir Ihnen hier die wichtigsten Instrumente vor:
- Genchi Genbutsu
- Gemba Walks
- Die 3 Arten zur Job Observation durch Führungskräfte:
- Geplante Beobachtung
- Zufällige Beobachtung bei einem unerwarteten Ereignis
- Reflektierende Beobachtung
Was ist Genchi Genbutsu?
Der japanische Ausdruck Genchi Genbutsu (Gehe und beobachte den Ort des Geschehens) ist Teil des TPS (Toyota Production System). Dieses Vorgehen, das besonders Führungskräften empfohlen wird, basiert auf dem folgenden Konzept: Gehen Sie bei Vorfällen zur Quelle und überzeugen Sie sich selbst und mit eigenen Augen, und wenn möglich auch in Begleitung Ihres Teams. Es ist ein Grundprinzip für den Umgang mit Problemen: Den Ort bzw. Prozess, an dem das Problem festgestellt wurde, aus der Nähe beobachten. Wenn uns das klar ist, haben wir die Hälfte des Problems bereits gelöst. Führungskräfte müssen zeigen, wie wichtig es ist, mit Fakten und Daten zu arbeiten und nicht mit Meinungen oder Urteilen Dritter (egal ob objektiv oder subjektiv).
Was sind Gemba Walks?
Gemba Walks, also die Arbeit in der Praxis, folgen demselben Grundkonzept wie Genchi Genbutsu und haben ihren Ursprung auch im TPS. Gemba Walks sind für Führungskräfte in Unternehmen mit starker Lean-Kultur sehr gut geeignet. Gemba, auf Japanisch der „richtige Ort“, ist der Ort des Geschehens und an dem wir die Realität mit 5 Sinnen wahrnehmen und die aktuelle Situation in der Umgebung, in der sie geschehen, verstehen können.
Gemba Walks sollten routinemäßig durchgeführt werden, und Führungskräfte sollten sie in ihre täglichen Aufgaben integrieren. Sie lernen den Alltag des Orts kennen, an dem die Wertschöpfung stattfindet, und machen sich mit den Abläufen dort vertraut. Der Zweck dieses Vorgehens besteht nicht darin, Probleme zu lösen, Urteile zu fällen oder Befehle zu erteilen, um Ergebnisse zu verändern, sondern Aufmerksamkeit und kontinuierliche Verbesserung zu fördern, was letztendlich zur Lösung von Problemen führen wird. Dies ist von entscheidender Bedeutung.
Wir müssen den Teams auch gratulieren, wenn sie ihre Sache gut machen. Diese Spaziergänge helfen dabei, die Beziehungen zu unseren Mitarbeitern zu stärken und nicht wertschöpfende Aufgaben, zu korrigierende Trends, nicht analysierte Muster und Probleme, aber auch bewährte Verfahren und interessante Punkte zu erkennen.
Leitprinzipien der Job Observation
1. Beim Beobachten:
Während der Zeit, die wir mit der Beobachtung verbringen, sind wir darauf konzentriert und daher ist es eine Zeit, die wir der Beobachtung widmen, keine andere Aktivität sollte uns von der Beobachtung ablenken, also vergessen Sie WhatsApp usw. Diese Tätigkeit, die für alle Führungskräfte von grundlegender Bedeutung ist, sollte täglich stattfinden und mindestens 30 Minuten pro Tag dauern.
2. Haltung und Verhaltensweisen während der Beobachtung:
- für externe Anrufe nicht erreichbar sein
- Vorbereiten von Dokumenten
- Standards im Kopf haben und auf sie hinweisen
- Zum Arbeitsplatz gehen und mit dem Bediener sprechen
- Vorgang mehrmals aus der Ferne beobachten
- Genaue Beobachtung des Arbeitsplatzes
- Dialog mit dem Bediener
- Bewertung und Maßnahmenplan erstellen
3. Mit 5 Sinnen beobachten:
- Geschmack (hauptsächlich in Lebensmittelindustrie)
- Gehör: Geräusche, Rascheln…
- Berühren: Vibrationen, Temperatur…
- Sicht: Undichte Stellen, Schmutz…
- Geruch: Verbranntes, chemische Substanzen…
4. Beobachtungsfilter:
Wir können unsere Beobachtungen am Arbeitsplatz in allgemeiner Form vornehmen oder einen spezifischen Schwerpunkt setzen. Bei Konzentration auf spezielle Punkte können wir eher Möglichkeiten für Verbesserungen erkennen. Hier einige Beispiele für Schwerpunkte:
- Qualität
- Sicherheit
- Produktivität
- Compliance (Anwendungstreue)
- Herstellungsfehler
- Schmutz, Lecks
- Ortswechsel
- Instandhaltung
- usw.
5. Die 4 Ms:
Die von uns angewandte Methodik muss die 4M des 5M-Modells integrieren (das M für Medium oder Umgebung wird in die übrigen Ms integriert):
- Arbeitskräfte (Personen):
- Compliance (Anwendungstreue)
- Schulung
- usw.
- Methode:
- Arbeitsstandard oder Kontrolle
- Dauer von Vorgängen
- Ortswechsel
- Nutzlose Bewegungen
- usw.
- Material:
- Abweichungen/Defekte
- Lagerbestände
- Beschaffung
- Identifikation
- usw.
- Mittel (Maschine, Werkzeug):
- Fahrnormen
- Instandhaltungsnormen
- Zuverlässigkeit
- Kapazität der Medien
- usw.
6. Geografische Perimeter:
- Umgebung eines Arbeitsplatzes oder einer Produktionslinie:
- Überblick über Schwachstellen in der Umgebung der Arbeitsplätze, Identifizierung von Gängen, Gabelstaplerspuren, Identifizierung von Fluiden, Notausgänge und Fluchtwege, Beleuchtung usw.
- Gesamtansicht einer Anlage oder eines Prozesses:
- Überblick über die Maschine oder Produktionslinie, wie sie betrieben, gewartet und repariert wird, wie Nichtkonformitäten identifiziert werden usw.
- Identifizieren der wichtigsten Schwachstellen der Anlage, die sich auf die Ergebnisse auswirken.
- Fokus auf das, was am wichtigsten ist:
- Wo tritt eine Störung auf und warum
- Einzelheiten zu den Standards, die unser Problem betreffen
- Schulung eines Bedieners
- usw.
3 Arten der Beobachtung:
1. Geplante Beobachtung:
Geplante Beobachtung als Teil einer Routine.
- Alle Manager müssen regelmäßig Beobachtungen durchführen. Dies ist eine grundlegende Routine im Alltag eines Unternehmens. Nicht vergessen: Beobachten ist Teil der Arbeit.
- Die Beobachtung durch einen Teamleiter muss täglich erfolgen. Die übrigen Führungsebenen legen die Intervalle selbst fest, sollten eine Beobachtung aber mindestens einmal pro Woche und gemeinsam mit ihren unteren Ebenen durchführen.
2. Zufällige Beobachtung:
Beobachtung als Folge eines bestimmten Ereignisses, zum Beispiel:
-
- Unfall
- Bruch eines Betriebsmittels oder Werkzeugs
- Identifizierung eines Qualitätsmangels
- usw.
3. Reflektierende Beobachtung:
Die ideale Situation: das gesamte Personal beobachtet im Gemba auf natürliche Weise und ist in der Lage, anomale Situationen zu erkennen. Die 4 Ms werden mit den 5 Sinnen wahrgenommen und beim Rundgang durch den Fertigungsbereich werden Anomalien oder verbesserungsfähige Punkte erkannt.
Beobachtung ist ein Managementansatz, der routinemäßig geübt werden muss.
Wie lässt sich Beobachtung digital verwalten?
Die Durchführung einer Beobachtungsroutine ist mühsam. Man braucht dazu Unterlagen, Excel-Tabellen, Checklisten usw. und muss oft auf Papier notierte Einträge in den Computer übertragen (was oft sehr umständlich ist). Das Management muss anschließend Schlussfolgerungen aus den Beobachtungen ziehen, die auf einer Vielzahl von Maßnahmen und mehreren Verantwortlichen basieren, wobei es sehr schwierig ist, alles zu verwalten und den Überblick zu behalten. Unserer Meinung nach lässt sich dies durch Verwendung von Apps lösen, mit denen alle Daten mühelos digital erfasst und nach Bedarf verwaltet werden können.
