Dieser Beitrag ist Teil einer Blogserie zum Thema Standardisierung. Siehe dazu auch Teil II über Arbeitsplatzbeobachtung und Gemba Walks und Teil III über Kompetenzmanagement.
Wir beginnen diesen Beitrag mit einigen Zitaten, die meiner Meinung nach für die Einführung der Konzepte Standard Work und Standardisierung in Lean-Projekten besonders relevant sind:
- Taiichi Ohno (1912-1990):
- “There is no improvement possible without standard. The beginning of all improvement is knowing exactly where you are.” (Ohne Standards keine Verbesserung. Bevor es losgehen kann, muss die Ausgangslage genau kennen.)
- “Something is wrong if workers don’t observe daily, find things that are tedious or ineffective, and then rewrite the standards. Even last month manual should be out of date.” (Es läuft was schief, wenn Mitarbeiter nicht nach Verfahren suchen, die man verbessern kann. Sogar das Handbuch des letzten Monats ist veraltet.)
- “The standard is a living document that may be in continuous evolution, subject to the P(S)DCA improvement cycle.“ (Ein Standard ist kein starres Dokument, sondern wird im Zuge des P(S)DCA-Verbesserungszyklus ständig weiterentwickelt.)
- Masaaki Imai in seinem Buch Gemba Kaizen:
- “The standard is the starting point for improvement. Always after a Kaizen, we will have either an improvement of the current standard or a new standard.” (Verbesserung beginnt mit Standards. Nach einem Kaizen gibt es entweder einen verbesserten Standard oder einen neuen Standard.)
Was ist Standardisierung?
Eine Definition von Standardisierung lautet: “Der Standard ist das beste derzeit bekannte Verfahren, mit dem die Qualitäts-, Kosten- und Lieferziele erreicht und gleichzeitig die Sicherheit der Personen gewährleistet wird.” Daraus folgt:
- Er muss für alle Personen (neue Mitarbeiter, alte Mitarbeiter usw.) gelten.
- Er muss so definiert werden, dass Effizienz, Regelmäßigkeit und Rationalität der Abläufe im Streben nach operativer Exzellenz gewährleistet sind.
- Der Lean-Standard wurde gestaltet, um Lernen zu entwickeln.
Jeder muss in der Lage sein, den Standard durch Schulung und Coaching zu beherrschen. Schulung wird als Einübung von Fertigkeiten verstanden.
Ich erinnere mich an die Panik angesichts des bevorstehenden Mutterschaftsurlaubs einer sehr kompetenten Mitarbeiterin, die wir dank der von ihr selbst erstellten Arbeitsstandards, die zur Schulung von zwei Personen dienten, ohne Probleme rechtzeitig lösen konnten. Das ist der Schlüssel. Wir schaffen Standards, damit sie zur Schulung anderer genutzt werden können und um Abweichungen oder Qualitätsmängel (Nacharbeiten, Ausschuss usw. ….) zu vermeiden.
Standardisierung trägt dazu bei, die Variabilität zwischen Mitarbeitern zu vermeiden und zu verhindern, dass man in einen Teufelskreis gerät, in dem man keine Zeit für die Schulung hat und Qualitätsprobleme und Verschwendung entstehen. Es klingt sehr banal, aber die Konstruktion der Standards durch die Akteure der Tätigkeit selbst begünstigt die Kreativität von Mitarbeitern, die ständig Möglichkeiten zur Verbesserung des Standards suchen. Darüber hinaus werden wir uns die bewährten Verfahren eines Standards zunutze machen.
Jahrelang haben wir Standards von Hand, d. h. auf Papier, erstellt, was eine mühsame und langwierige Tätigkeit bedeutet, da wir jeden Standard mit seinen wichtigsten Punkten aufschreiben müssen, notieren müssen, was verboten ist und warum, was im Falle einer Störung zu tun ist usw. Ach ja, und alles muss auf dem aktuellen Stand gehalten werden! Dieses umständliche Verfahren verbraucht viel Zeit und Ressourcen, die oft nicht zur Verfügung stehen, und wird oft schlecht ausgeführt. Oft liegen veraltete Standards vor, die nicht dazu dienen, Teams zu schulen.
Eines der Hauptprobleme, mit denen wir konfrontiert sind, ist die Leitung von Teams, insbesondere wenn ein Unternehmen wächst. Aber je mehr ein Unternehmen wächst, desto schwieriger ist es, mit allen Mitarbeitern effizient zu arbeiten. Hier ist die Standardisierung von entscheidender Bedeutung, um jeden einzelnen mit robusten Standards zu erreichen. Mit visuellen Arbeitsanweisungen, wie z.B. mlean -Visual Standard-, lassen sich mehrere sehr wichtige Vorteile erzielen:
- Kein Papier, keine Excel-Tabellen mehr…
- Anweisungen für digitale Standards
- Festlegen mit den Akteuren selbst und am Ort des Geschehens.
- Einfaches papierloses Änderungsmanagement
- Einfache Schulung von Mitarbeitern durch Videos
- Beseitigung von Fehlinterpretationen, Betrachtungsweise für das gesamte Unternehmen
- Einsparungen bei Übersetzungen
- usw.
Was sind digitale Arbeitsanweisungen?
Visual Standard, (das Digitaltool von mlean für Arbeitsanweisungen), gestattet es, Informationen über Arbeitsstandards über visuelle Medien, hauptsächlich Videos, zu vermitteln. Mit anderen Worten: Es handelt sich um eine Methode zur visuellen Vermittlung des Know-hows und der Prozesse Ihres Unternehmens, die fast keine vorherige Schulung erfordert. Die Anweisungen sind leicht zu erstellen und können bei Bedarf geändert werden, wenn sich der Prozess ändert. Der entscheidende Punkt ist, dass Sie mit diesem Tool den Lernprozess und die Lernbereitschaft Ihres Teams beschleunigen.
Warum visuell? Visuelle Informationen sind viel leichter zugänglich als Text. Nur 10 % der Menschen erinnern sich an das, was sie hören, und nur 20 % an das, was sie lesen. Mehr als 80 % der Menschen erinnern sich jedoch an das, was sie gesehen und getan haben.
Ziele der Standardisierung
Hauptziele für Standardisierung:
- Störungsbeseitigung
- Prozessoptimierung
- Steigerung der Rentabilität
- Aktivitäten- und Kontextmanagement
- Verbesserung der Ergebnisse
- Senkung der indirekten und direkten Kosten
- Prozessautomatisierung
Vorteile der Standardisierung
Die Vorteile von Standard Work sind zahlreich und wir können sie nicht alle aufzählen. Standardisierung verbessert alle internen und externen Prozesse des Unternehmens und bringt unzählige Vorteile und Nutzen, von denen einige sogar unbemerkt bleiben. Die wichtigsten Vorteile:
- Korrekte Ausführung der Arbeit
- Kosten senken
- Zeitersparnis
- Rationalisierung und Verkürzung von Prozessen
- Verbesserung der Qualität der Dienstleistung oder des Produkts
- Bessere Prognosen und Vorhersagen
- Bessere Anpassung an externe Veränderungen
- Stärkung der Unternehmenskultur
- Flexiblere Verwaltung
Was spricht für digitale Arbeitsanweisungen?
Wir haben also bereits die Ziele und Vorteile der Standardisierung gesehen, und Arbeitsanweisungen sind ein wichtiger Teil davon. Lassen Sie uns nun in einige Vorteile digitaler Arbeitsanweisungen mit weiteren neuen konkreten Fällen eintauchen, die sich nur in Effizienz, Wissensaustausch und Zeitersparnis für den Betrieb niederschlagen werden.
Demo von mlean Digital Work Instructions Tool anfordern
Verkürzung der Schulungsdauer
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen stellt zwei neue Mitarbeiter ein. In den ersten Wochen brauchen sie jemanden, der ihnen die einzelnen Aufgaben beibringt, und während diese erfahrene Person die neuen Kollegen schult, bleiben andere Aufgaben unerledigt liegen. Diese spezifische Situation führt zu einem Mangel an Effizienz, der durch die Einführung digitaler Arbeitsanweisungen wie Visual Standard leicht behoben werden kann. Oder dieses Beispiel: Möglicherweise stellt Ihr Unternehmen einen Arbeitnehmer ein, der die Landessprache noch nicht so gut spricht, so dass die Kommunikation bei der Schulung schwieriger und weniger effizient ist. Auch hier bietet sich dieselbe Lösung an: Video-Arbeitsanweisungen. Der neue Kollege versteht vielleicht nicht alles, aber mit Unterstützung durch Bilder und Videos der Arbeitsabläufe wird er verstehen, was er tun soll. Hinzu kommt die Zeit- und Kostenersparnis bei Übersetzungen, wenn es darum geht, Anweisungen, die zum Beispiel in einer Fabrik in Frankreich erstellt wurden, in einem Werk in Polen zu verwenden. Das Sprichwort “Ein Bild sagt mehr als tausend Worte” trifft es genau.
Weniger Papierverbrauch
Ein weiteres Argument für digitale Arbeitsanweisungen ist die Tatsache, dass durch den Einsatz von Tablets – und anderen elektronischen Geräten – die Zettelwirtschaft der Vergangenheit angehört und der Wissenstransfer im gesamten Unternehmen verbessert wird. Auf diese Weise steht jede aktualisierte Information jedem Mitarbeiter, der sie benötigt, zur Verfügung, wodurch die Kommunikation zwischen den Teams verbessert wird, und zwar sofort! Sie ersparen sich viele Wege ins Büro, um das Dokument zu ändern, auszudrucken und wieder zum Arbeitsplatz zu bringen. Das heißt, die Änderungen werden genau dort, wo die Änderungen stattfinden, und in Echtzeit erfasst.
Weitere Vorteile von digitalen Arbeitsanweisungen
Es geht jedoch nicht nur um den Austausch und die Schaffung von Standards – an sich schon eine großartige Sache -, sondern auch darum, zu verhindern, dass es zu Störungen in der Produktion kommt. Sobald ein Problem auftritt, wird der Bediener über das visuelle System alarmiert und informiert die richtige Person über das Problem und vor allem über den Ort, an dem es auftritt. Sobald dieses System vollständig eingeführt ist, lassen sich viele Störungen verhindern.
Und dabei sind wir schon bei einem anderen wichtigen Thema: der Sicherheit. Wenn Sie die Einarbeitungszeiten für neue Bediener verkürzen, Fehler auf dem Shop Floor reduzieren und den Informationstransfer erleichtern und damit alle Abläufe innerhalb des Unternehmens besser verstanden werden, haben Sie nicht nur in Effizienz, sondern auch in Sicherheit investiert. In die Sicherheit des Einzelnen und der Anlagen. Und das ist ein wichtiger Punkt, den man im Auge behalten sollte.
Wie implementiert man digitale Arbeitsanweisungen?
Zur Umsetzung digitaler Anweisungen gehen wir wie bisher vor, d.h. wir stützen uns auf den SDCA-Zyklus:
- S: Standards erstellen
- D: Standard anwenden und Mitarbeiter schulen
- C: Standard überprüfen und Einhaltung überwachen und nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen
- A: Verbesserung des Standards, Korrektur von Abweichungen und Umsetzung von Verbesserungen
Die Arbeitsanweisungen in Visual Standard enthalten alle Aspekte, die wir auch auf Papier haben:
- Wichtigste Stufen, Schlüsselpunkte, Gründe für Schlüsselpunkte
- Was ist verboten und warum?
- Vorgehen bei einer Störung/Abweichung
- Betriebszeiten
- Sonstiges…
Wir stützen uns weiterhin auf die 4 Prinzipien der Ökonomie der Bewegung und die Beobachtung der 7 Verschwendungsaspekte, daher ändert sich an beim Aufbau nichts!
Der Hauptvorteil von visuellen Arbeitsanweisungen besteht darin, dass wir sie auf einem Tablet vor Ort, ohne Papier, mit dem Teamleiter und seinen Mitarbeitern durchführen können. Die Zeitersparnis für die Verwaltung wird auf mehr als 50 % geschätzt.
Was die Durchführung von Mitarbeiterschulungen anbelangt, so wird diese mit diesen digitalen Arbeitsanweisungen – Visual Standard – viel effektiver sein, wie wir bereits oben erläutert haben. Es liegt auf der Hand, dass der große Vorteil einer digitalen Bibliothek mit standardisierten Prozessen darin besteht, dass sie einfach zu verwalten und auf dem neuesten Stand zu halten ist. Auf diese Weise erzeugen wir Informationen, die stets verfügbar sind, wenn wir sie brauchen. Ob es darum geht, frühere Prozesse zu konsultieren oder neue zu erstellen, es wird immer eine einzige Datenbank mit zuverlässigen Informationen geben.
Wie verwaltet man Standardisierungsmanagement?
In den folgenden Blog-Beiträgen erläutern wir, wie man das Standardisierungsmanagement mit weiteren digitalen Tools unserer Standardisierungslösung verwalten kann:
- 5S
- Visual Standard – Work Instructions
- Job Observation
- Skills Matrix
- iKaizen
- Standard Work Audit
Demo anfordern
Wenn Sie erwägen, ein Tool für visuelle Arbeitsanweisungen in Ihrem Unternehmen zu implementieren, sollten Sie einen Blick auf die Visual Standard Lösung von mlean werfen und eine Demo anfordern, die Ihnen ein vollständiges Bild davon vermittelt, wie wir Ihnen helfen können, effizienter zu werden, Wissen zu teilen und robuste Standards einzurichten.
