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How to perform a Kaizen Event

Ein Kaizen-Event erfolgreich durchführen

Was ist Kaizen?

Da Sie diesen Blog lesen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie schon einmal von Kaizen gehört haben. Aber was genau ist Kaizen? Dieser japanische Begriff wurde zuerst in den Meisterkursen von Deming und Juran während des Wiederaufbaus Japans nach dem Zweiten Weltkrieg verwendet. 

Kai = Veränderung

Zen = zum Besseren

Kaizen = Veränderung zum Besseren oder kontinuierliche Verbesserung

Es handelt sich im Grunde um einen Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung, der von den Teammitgliedern in der Gemba durchgeführt wird. Das Ergebnis sollte ein klarer Maßnahmenplan sein, der sich kurzfristig und mit geringen oder gar keinen Kosten umsetzen lässt. 

Gründe für ein Kaizen-Event

In Ihrem Betrieb gibt es instabile Prozesse, schwache Standards und daraus folgende inkonsistente Ergebnisse?

Wir haben gelernt, dass wir die Job-Standardisierung beherrschen müssen, um die Ergebnisse zu stabilisieren (siehe Blogs zu diesem Thema, unter Verweis auf die 3 vorherigen Blogs).

Bevor ein Kaizen-Eventgestartet wird, muss eine stabile Situation bestehen, d.h. wir praktizieren bereits die grundlegenden Lean-Werkzeuge, die schon einen wichtigen Beitrag zur Kontinuierlichen Verbesserung leisten:

  • Die 5S
  • Standardisierung (visuelle Arbeitsanweisungen)
  • Job Observation
  • Problem Solving

Kaizen muss viel weiter gehen, es zielt darauf ab, mit dem zu brechen, was bereits vorhanden und etabliert ist, und ehrgeizige Ziele vorzuschlagen, um unsere Ergebnisse zu verbessern (Sicherheit, Qualität, Produktivität, Fristen…).

Sobald das Kaizen-Event abgeschlossen ist, kehren wir zur Instabilität der neuen Lösung zurück, die grundlegenden Tools führen dann zur Stabilität und wir können einen neuen Kaizen-Zyklus zur Verbesserung starten, kontinuierliche Verbesserung also…

Die Abbildung illustriert den Kaizen-Zyklus:

How to run a Kaizen Event

Kaizen

  • stellt das Bestehenden in Frage
  • setzt neue ehrgeizige Ziele
  • analysiert die bestehende Situation aus verschiedenen Blickwinkeln
  • entsteht durch multidisziplinäre Teamarbeit mit am Projekt beteiligten Akteuren
  • setzt einen soliden Maßnahmenplan sofort (oder zeitnah) und zu den niedrigsten Kosten

Kaizen-Leitprinzipien

Um ein Kaizen-Event zu starten, muss man offen dafür sein, Dinge zu verändern und das Bestehende in Frage zu stellen

Voraussetzungen für den Erfolg von Kaizen:

  • Sich von vorgefassten Meinungen lösen
  • Nicht nach Ausreden, sondern nach Lösungen suchen
  • Bestehende Situation nicht verteidigen, sondern in Frage stellen
  • Besser, es schnell gut zu machen, als später perfekt.
  • Fehler soll man sofort korrigieren
  • Lösungen suchen, die nichts kosten
  • Aus Problemen entstehen Ideen
  • Bei der Suche nach der Grundursachen 5 Warum-Fragen stellen.
  • Die Ideen von 10 Personen sind mehr wert als das Wissen einer einzelnen Person
  • Es kann immer noch besser gemacht werden

Und dabei stets darauf achten, Verschwendung zu beseitigen:

  • Überproduktion
  • Lagerbestände
  • Instandhaltung
  • Herstellungsfehler
  • Tätigkeiten ohne Mehrwert
  • Inaktivität
  • Nutzlose Bewegungen

Ein Kaizen-Event umsetzen Inhalt der Kaizen-Methode

Organisation und Verantwortlichkeiten:

    • Bilden Sie ein multidisziplinäres Team mit Akteuren aus verschiedenen Bereichen, die sich mit der Materie des zu verbessernden Prozesses auskennen. Vorschläge für die Zusammensetzung des Teams:
      • Moderator des Kaizen-Events als Leiter der Arbeitsgruppe: eine Person, die mit der Methodik vertraut ist, aber nicht unbedingt Experte für den betreffenden Prozess sein muss.
      • Teamleiter des Fachgebiets: mindestens 1 (wenn möglich 2 oder 3)
  • Personal aus dem operativem Bereich“upskilled (U) und/oder Ausbilder von Ausbildern (TtT) (O) gemäß der ILUO-Kompetenzmatrix aus Bereichen mit Verbesserungsbedarf
    • Ein Vertreter der Technikabteilung
    • Eine Vertreter der Logistik
    • Ein Vertreter der Instandhaltungsabteilung
    • Ein Vertreter der Qualitätsabteilung
    • Ein Spezialist für Ergonomie und Sicherheit
    • Teilnahme des Managements an der Präsentation des Workshops zur Validierung und Anerkennung.
  • Planung eines Kaizen-Events:
    • Die empfohlene Dauer für den Workshop beträgt maximal 2 Tage, je nach Standardort. Es müssen alle beteiligten Akteure teilnehmen, um den Erfolg zu sichern. 
  • Vorbereitung des Workshops:
    • Der Abteilungsleiter wählt basierend auf der Verbesserungspriorität einen Bereich aus (abgeleitet von den strategischen Zielen – Hoshin Kanri).
    • Auswahl der Positionen durch Teamleiter und Gruppenleiter
    • Sammlung von Informationen über die untersuchten Arbeitsplätze durch den Teamleiter
    • Vorbereitende Beobachtung (alle Teilnehmer)
    • Vorbereitende Besprechung mit Teamleitern
  • Definieren von Verbesserungsstrategien und quantifizierten Zielen auf Grundlage der beobachteten Probleme in Absprache mit der Geschäftsführung, einige Beispiele:
    • Verringerung von Fahrten (-20% Betriebszeit)
    • Wegfall von 2 Rumpfdrehungen beim Aufnehmen von Teilen (Ergonomie)

Grundlegende Begriffe: alle Teilnehmer sollten mit ihnen vertraut sein: 

  • Die 4 Prinzipien der Bewegungsökkonomie:
    • Anzahl an Bewegungen reduzieren.
    • Gleichzeitige Ausführung von Bewegungen
    • Verkürzung der Bewegungsdistanzen
    • Bewegungen leichter machen, Ergonomie der Bewegungen stärken
  • Fähigkeit, Tätigkeiten ohne Mehrwert und Verschwendung zu erkennen:
    • Überproduktion
    • Lagerbestände
    • Instandhaltung
    • Herstellungsfehler
    • Tätigkeiten ohne Mehrwert
    • Inaktivität
    • Nutzlose Bewegungen
  • Verbesserung der Kenntnisse bei der Umsetzung am Arbeitsplatz

Job Observation:

  • Der erste Schritt ist die Beobachtung am „Ort des Geschehens“ (Gemba), wobei für jeden analysierten Arbeitsplatz verschiedene Arten von Analysen verwendet werden:
    • Analyse der 7 Arten von Verschwendung
    • Analyse der Arbeitsabläufe (einfache Zeitmessung)
    • Analyse der Bewegungen
    • Kurze Analyse von Ergonomie (und Sicherheit)
    • Analyse von nicht-zyklischen Vorgängen

Beispiele für die iKaizen-App von mlean:

Analyse der erfassten Daten:

  • Weitergabe der erfassten Daten:
    • Es geht darum, die bei den Analysen gesammelten Daten zu bündeln und in A0-Formate zu übertragen, üblicherweise werden damit die Wände eines großen Konferenzraums tapeziert. Dies gestattet die Diskussion in der Gruppe.
  • Identifizierung von Problemen:
    • Für jeden Arbeitsablauf (Etappe) des Arbeitsplatzes:
      • Einzelheiten der aufgetretenen Probleme aufzeichnen und nummerieren. Dokument: Analyse der Etappen
      • In diesem Stadium lassen wir keine tiefergehenden Diskussion über mögliche Lösungen zu. 

Ausarbeitung von Verbesserungsvorschlägen:

Wir haben die Probleme, die sich aus den verschiedenen Analysen ergeben, identifiziert, aufgelistet und nummeriert.

Beim Brainstorming ist die Beteiligung aller Mitglieder der Gruppe erforderlich. Alle müssen sich beteiligen, insbesondere die anwesenden Mitarbeiter des operativen Bereichs:

  • Jedes Problem für sich genommen ist Gegenstand einer 5-Warum-Analyse Nachdem die Grundursachen ermittelt und Verbesserungsvorschläge ausgetauscht wurden:
  • Für jeden Verbesserungsvorschlag wird versucht, die Vorteile (in Bezug auf Ausführungszeit, Ergonomie …) zu bewerten.

Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass alle Verbesserungsvorschläge auf den Verbesserungsprinzipien der durchgeführten Analyse beruhen:

  • Verbesserungsprinzipien der 4 Prinzipien der Bewegungsökkonomie:
    • Beispiel: Wurde ein Problem bei der Arbeit mit beiden Händen gleichzeitig erkannt, kann entweder die inaktive Zeit jeder Hand reduziert werden, um die Arbeit mit der linken und der rechten Hand auszugleichen.
  • Prinzipien zur Verbesserung von Bewegungen:
    • Beispiel: Annäherung von Arbeitsplätzen, Verkürzung von Wegen usw.
  • Prinzipien von Ergonomie und Sicherheit:
    • Beispiel: Verringerung von Belastungen durch Anpassung der Arbeitshöhe oder Auswahl besser geeigneter Teile oder Werkzeuge.
  • Eliminierung von nicht-zyklischen Vorgängen
    • Beispiel: Systematische Störungen, die den Arbeitszyklus verlängern, als Problem betrachten. Oder Häufigkeit von Vorgängen reduzieren
  • Prinzipien zur Verbesserung der Ausgewogenheit von Arbeitsplätzen (wenn mehrere Arbeitsplätze betroffen sind):
    • Beispiel: Jedem Bediener eine komplette Prozessfunktion zuweisen oder Verluste auf Anfang oder Ende des Prozesses konzentrieren.

Diese Phase endet mit einer Liste der festgestellten Probleme, der unmittelbaren (oder kurzfristigen) Verbesserungsvorschläge und der erwarteten Vorteile für jedes Problem.

Umsetzen von Verbesserungsvorschlägen:

  • Nach Überlegungen zu Durchführbarkeit, Effizienz und Kosten wählen die Teilnehmer aus allen Vorschlägen den geeignetsten aus. Mit Zuweisung einer verantwortlichen Person und einer Umsetzungsfrist.
  • Kaizen-Vorschläge, die sofort umgesetzt werden können, werden von denen getrennt, die nicht unmittelbar umgesetzt werden können.

Prüfen, Präsentation und Abschluss des Kaizen-Events:

Es ist ratsam, ein oder zwei Testläufe durchzuführen, um die Gültigkeit der erwarteten Vorteile zu bestätigen. Darüber hinaus sollte der Maßnahmenplan mit Akteuren besprochen, die nicht am Kaizen-Event teilgenommen haben (Bedienpersonal, Teamleiter, Instandhaltungspersonal usw.).

Kurz- bis mittelfristig werden Testläufe und Maßnahmenpläne umgesetzt. Nach Bestätigung der Ergebnisse werden die neuen Arbeitsstandards definiert und alle betroffenen Teilnehmer entsprechend geschult.

Anerkennung des Teams durch das Management:

Das ist der Moment, an dem die Führungskraft das Engagement der Geschäftsführung für kontinuierliche Verbesserung zum Ausdruck bringt. Dabei sollte nicht nur die Beteiligung der Mitarbeiter, sondern auch deren konkreten Beiträge bei der Beschreibung von Problemen und dem Vorschlag von Lösungen anerkannt werden. Es sollte darauf hingewiesen werden, dass die Beteiligung aller von entscheidender Bedeutung ist, um weitere Fortschritte in Richtung Nachhaltigkeit zu erzielen. 

Wir sind alle wichtig und alle können etwas beitragen! 

Digitale Kaizen-App

Wie wir gesehen haben, erfordert die Durchführung eines Kaizen-Events die Bereitstellung zahlreicher Ressourcen, insbesondere im Hinblick auf die Anzahl der beteiligten Akteure, sowie eine große Anzahl von Dokumenten. 

Besonders aufwändig ist die Zusammenstellung aller Analysen im A0-Format. Das zwingt uns dazu, uns vom „Ort des Geschehens“ (Gemba) zu entfernen und in einem dazu geeigneten Raum weiterzumachen.

Mit der iKaizen-Appp von mlean geht es nicht nur papierlos, wir können auch direkt am Gemba arbeiten, Probleme sofort erkennen und schnell beheben. 

Unmittelbare Vorteile der App:

  • Geschätzter Zeitgewinn beim Workshop 40 % (für jeden Teilnehmer)
  • Unmittelbarkeit und Effizienz durch Nähe zum Gemba
  • Mit Papierformat verbundener Verlust von Informationen wird vermieden
  • Kapitalisierung von Erfahrung und Rückverfolgbarkeit werden sichergestellt

 

Wenn Sie bereits die grundlegenden Lean-Tools in Ihrer Fabrik implementiert haben und das Kaizen-Event weiter verbessern wollen, fordern Sie bitte eine Demo für die iKaizen-App an. 

Fordern Sie eine Demo unserer iKaizen-App an

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