Comment réussir un événement Kaizen ?

Que signifie « Kaizen » ?

Nous imaginons que, si vous lisez cet article, vous avez déjà entendu parler du Kaizen. Mais qu’est-ce que le Kaizen ? Il s’agit d’un mot japonais qui a commencé à être utilisé pendant les cours magistraux de Deming et Juran dans la période de développement et de rétablissement du Japon après la Seconde Guerre mondiale. 

Kai = changement

Zen = pour le mieux 

Kaizen = changement pour le mieux ou amélioration continue

En résumé, il s’agit d’un processus d’amélioration continue développé par des membres d’une équipe au Gemba. Son résultat devrait être un plan d’action simple à court terme et à faible ou zéro coût. 

Qu’est-ce qu’un évènement Kaizen ?

Avez-vous des processus instables, des normes faibles et, par conséquent, des résultats aléatoires ?

Afin de stabiliser les résultats, nous avons appris que nous devons maîtriser la standardisation des tâches(voir les articles sur le sujet sur notre blog, en citant les 3 articles précédents).

Avant d’entamer un événement « Kaizen », la situation doit être « stable », c’est-à-dire que vous devez déjà utiliser les outils de production au plus juste basiques, qui contribuent eux-mêmes grandement à l’amélioration continue. Ces outils basiques sont :

• la méthode 5S ;
• la standardisation (instructions de travail visuelles) ;
• l’observation des tâches ;
• la résolution de problèmes.

Néanmoins, le concept de Kaizen va beaucoup plus loin que cela. Son but consiste à se détacher des processus établis en proposant des objectifs ambitieux pour améliorer nos résultats (sécurité, qualité, productivité, échéances…).

Une fois le cycle Kaizen réalisé, la nouvelle solution recrée une situation instable. Toutefois, la pratique des outils basiques nous permettra d’atteindre à nouveau une situation stable, nous permettant alors de lancer un nouveau cycle Kaizen. C’est pourquoi nous parlons d’amélioration continue.

Ce graphique illustre le déroulement d’un cycle Kaizen :

Par conséquent, le Kaizen :

• remet en question les processus existants
• nous permet de nous fixer de nouveaux objectifs ambitieux ;
• réalise une analyse approfondie de la situation actuelle sous différents angles ;
• est formé par une équipe multidisciplinaire en impliquant les intervenants dans le projet ;
• exécute un plan d’action robuste de manière immédiate (ou à court terme) et à moindre coût.

Les principes du Kaizen

Afin de participer à un événement Kaizen, vous devez dans un premier temps être prêt à effectuer des changements et à remettre en question les processus établis. 

Les principes pour un événement Kaizen réussi :

• se débarrasser des idées préconçues ;
• ne pas chercher d’excuses, mais des solutions ;
• ne pas défendre la situation actuelle, mais la remettre en question ;
• il vaut mieux faire quelque chose de bien dès à présent, plutôt que quelque chose de parfait plus tard ;
• si quelque chose n’est pas correct, le corriger immédiatement ;
• rechercher des solutions qui ne coûtent rien ;
• les problèmes sont une source d’idées ;
• afin de trouver les véritables causes, avoir recours aux 5 « pourquoi » ;
• les idées de 10 personnes valent plus que les connaissances d’un seul individu ;
• on peut toujours s’améliorer.

De plus, il est important de toujours réfléchir à la réduction de pertes vis-à-vis des aspects suivants :

• la surproduction ;
• les stocks ;
• la maintenance ;
• la production de défauts ;
• les opérations sans valeur ajoutée ;
• l’inactivité ;
• les mouvements inutiles.

Comment mettre en place un événement Kaizen ? Contenu de la méthode Kaizen

Organisation et responsabilités

• • Créer une équipe multidisciplinaire au sein de laquelle les différents acteurs compétents dans le domaine du processus à améliorer peuvent participer. Voici les membres de l’équipe suggérés :
    • un responsable d’événement Kaizen familier avec la méthodologie, sans forcément être un expert, pour diriger l’atelier ;
    • un responsable d’équipe du domaine : au moins 1 (si possible 2 ou 3) ;

• des opérateurs compétents (U) ou formateurs (O) selon la matrice de compétences ILUO pour les positions qui ont besoin d’être améliorées ;

• • un responsable de l’ingénierie ;
  • un responsable de la logistique ;
  • un responsable de la maintenance ;
  • un responsable de la qualité
  • un spécialiste en ergonomie/sécurité ;
  • Gestion de la participation pour la présentation de l’atelier pour sa validation et reconnaissance.
• Planification d’un événement Kaizen :
  • la durée maximale recommandée pour un tel événement est de 2 jours, selon le paramètre. La présence de tous les intervenants est indispensable pour un cycle réussi. 
• Préparation de l’atelier :
  • une zone doit être choisie par le responsable du département en suivant les priorités d’amélioration (dérivées des objectifs stratégiques : Hoshin Kanri) ;
  • sélection des positions par le responsable de l’équipe et du groupe ;
  • collecte des informations à propos des positions étudiées par le responsable de l’équipe ;
  • observation préparatoire (tous les participants) ;
  • discussion préparatoire avec les opérateurs responsables.
• Définition d’une stratégie d’amélioration et d’objectifs quantitatifs selon les problèmes observés et acceptés par la direction, par exemple :
  • la réduction du nombre de voyages (opérations 20 % plus rapides) ;
  • la suppression de 2 torsions du tronc (ergonomie) lors du ramassage des pièces.

Notions basiques que tous les participants devraient connaître 

• Les quatre principes de l’économie de mouvement :
  • la réduction du nombre de mouvements ;
  • l’exécution simultanée des mouvements ;
  • la réduction de la distance des mouvements ;
  • l’amélioration des mouvements pour les rendre plus simples et ergonomiques.
• La possibilité d’identifier les activités sans valeur ajoutée ou entraînant des pertes :
  • la surproduction ;
  • les stocks ;
  • la maintenance ;
  • la production de défauts ;
  • les opérations sans valeur ajoutée ;
  • l’inactivité ;
  • les mouvements inutiles.
• L’amélioration des connaissances pour la mise en place des postes de travail.

Job Observation :

• La première étape consiste à observer les postes de l’atelier (le Gemba) à l’aide de différents types d’analyse pour chaque poste analysé :
  • l’analyse des 7 types de pertes ;
  • l’analyse des séquences opérationnelles (chronomètre simplifié) ;
  • l’analyse des mouvements ;
  • l’analyse de l’ergonomie simplifiée (et de la sécurité) ;
  • l’analyse des opérations non cycliques.

Exemples des avantages de l’utilisation de l’application iKaizen de mlean :

Analyse des données collectées

• Partage des données collectées :
  • il s’agit de rassembler les données collectées au cours des analyses et de les transférer à des formats A0, généralement en tapissant les murs d’une grande salle de travail. Cela encourage les discussions de groupe.
• Identification des problèmes :
  • pour chaque séquence opérationnelle du poste de travail :
    • nous archiverons les détails de chaque problème rencontré en fournissant un schéma. Documentation de l’analyse des séquences opérationnelles ;
    • à ce stade, nous n’entrerons jamais dans une discussion approfondie à propos des solutions possibles. 

Préparation des propositions d’amélioration

Nous avons identifié, listé et codé l’ensemble de problèmes émergeant des différentes analyses.

La participation de l’ensemble des membres du groupe est nécessaire pour pouvoir partager des idées. Tout le monde doit y prendre part, notamment les opérateurs présents :

• chaque problème, examiné seul, fait l’objet d’un analyse à l’aide des « 5 pourquoi ». Les participants peuvent identifier les racines du problème et partager leurs propositions d’amélioration ;
• pour chaque proposition d’amélioration, nous essaierons d’évaluer les gains (en matière de temps d’exécution, d’ergonomie…).

De plus, pour chaque analyse réalisée, nous nous assurerons que toutes les propositions d’amélioration sont basées sur différents principes d’amélioration :

• principes d’amélioration des 4 principes de l’économie de mouvement :
  • exemple : si l’on a détecté un problème avec le travail à deux mains de manière simultanée ou réduit le temps mort de chaque main pour équilibrer le travail de la main gauche ou de la main droite.
• principes pour l’amélioration des mouvements :
  • exemple : rapprochement des postes de travail, réduction des distances… etc.
• principes d’amélioration de l’ergonomie et de la sécurité :
  • exemple : réduction de la tension en ajustant les hauteurs de travail ou en facilitant le choix des pièces ou des outils.
• élimination des opérations non cycliques :
  • exemple : traitement des anomalies systématiques (qui allongent la durée d’un cycle) en tant que problème ; ou réduction de la fréquence des opérations.
• principes d’amélioration de l’équilibre des postes (si plusieurs postes sont affectés) :
  • exemple : affectation à chaque opérateur d’une fonction de traitement complète ou concentration des pertes au début ou à la fin du processus.

Cette phase prendra fin avec notre liste des problèmes identifiés, des propositions d’améliorations immédiates (ou à court terme) et des avantages attendus de chacun.

Exécution des propositions d’amélioration

• Après avoir déterminé si elles seraient réalisables, efficaces ou coûteuses, tous les participants choisissent les propositions les plus appropriées. Une personne à charge doit être désignée et une échéance doit être indiquée ;

• Les propositions Kaizen qui seront immédiatement appliquées sont séparées de celles qui ne le seront pas.

Test, présentation et achèvement d’un événement Kaizen

Il est recommandé d’organiser un ou deux tests afin de confirmer la validité des gains attendus. De plus, nous aurons discuté du plan avec les autres acteurs n’ayant pas participé à l’événement Kaizen (autres opérateurs, responsable d’équipe, maintenance… etc.).

Nous mettrons en place des essais et des plans d’action à court ou moyen terme. Lors de la confirmation des résultats, nous établirons les nouvelles normes de travail et formerons tous les employés affectés par les changements.

Gestion de la reconnaissance de l’équipe

C’est le moment pour le responsable de montrer son engagement pour l’amélioration continue. Il convient de reconnaître non seulement la participation du personnel, mais également les contributions de chacun en décrivant les problèmes et en proposant des solutions. Soulignez l’importance de la participation de « chacun » pour continuer à progresser vers des processus plus durables. 

Nous sommes tous importants et nous pouvons tous apporter notre pierre à l’édifice ! 

Application numérique du Kaizen

Comme nous l’avons vu, la mise en place d’un événement Kaizen requiert de nombreuses ressources, y compris vis-à-vis du grand nombre de personnes impliquées et de documents. 

Cela concerne notamment la « bureaucratie » lors de la réalisation des analyses au format A0. Tout ceci nous force donc à nous éloigner du Gemba pour nous rendre dans une pièce éloignée des postes de travail.

De nos jours, grâce à l’application iKaizen, non seulement les documents papier sont éliminés, mais nous pouvons également travailler directement depuis le l’atelier, observer immédiatement les problèmes et les régler rapidement. 

Avantages immédiats de l’application :

• gains de temps de 40 % au sein de l’atelier selon les estimations (pour chaque participant) ;
• effet immédiat et efficience en raison de la proximité au Gemba ;
• limitation des pertes d’informations causées par l’utilisation de documents papier ;
• garantie de la capitalisation de l’expérience et de la traçabilité.

Si vous avez déjà instauré les outils de production au plus juste basiques au sein de votre usine et que vous souhaitez continuer à améliorer votre performance, veuillez demander une démo de l’outil iKaizen. 

Demander une démo de notre outil IKaizen