Cette publication fait partie d’une série à propos de la standardisation. La partie II évoque l’observation des tâches et les visites de l’atelier Gemba Walk, et la partie I est intitulée « Qu’entendons-nous par standardisation et instructions de travail numériques ?
Après avoir évoqué l’importance des normes de travail pour l’ensemble de nos activités ainsi que celle de l’observation des tâches par les responsables de l’entreprise ou de l’atelier, nous parlerons à présent de la gestion des compétences des employés, de leur formation et de leur polyvalence afin de pouvoir :
- disposer de normes solides et appliquées par l’ensemble du personnel à l’aide d’un outil d’instructions de travail numériques ;
- maintenir les normes « en vie » à l’aide de l’observation des tâches et en les améliorant. Consultez l’article sur notre blog : Qu’est-ce que l’observation des tâches ? Le Genchi Genbutsu et Gemba Walks.
- Nous proposons des formations en 3 étapes à propos des normes à tous les intervenants en utilisant la technique « je fais, nous faisons, vous faites ».
- Nous définissons les exigences opérationnelles de chaque processus ou activité ainsi que les niveaux de compétences de chacun.
- Nous préparons des plants de polyvalence afin d’anticiper les besoins de l’entreprise : la matrice de la polyvalence.
La formation en 3 étapes
Pour les outils de gestion de la standardisation et notamment pour les instructions de travail numériques, il est essentiel de former l’ensemble des travailleurs à toutes les activités requises.
La garantie d’une bonne formation constitue une grande responsabilité. Il s’agit d’une des tâches les plus importantes du responsable de l’équipe (responsable de l’équipe ou du groupe).
Selon des spécialistes de psychologie cognitive, nous sommes capables de comprendre et de mémoriser :
- 10 % de ce qu’on lit,
- 20 % de ce que l’on entend,
- 30 % de ce que l’on observe,
- 50 % e ce que l’on observe et entend,
- 70 % de ce que l’on dit,
- 90 % de ce que l’on dit.
La formation sur le terrain est une technique de management très performante réalisée par la hiérarchie de la personne formée. Pour assurer une formation efficace et l’approche « je fais, nous faisons, vous faites », les étapes suivantes doivent être suivies :
1.- Préparation de la formation
- Assurez-vous que la formation répond à un besoin identifié par la matrice de polyvalence et qu’elle soit adaptée aux compétences actuelles de l’employé.
- Le formateur (responsable de l’équipe) réalise l’opération lui-même (ou avec l’assistance d’un opérateur sénior) pour rappeler la méthode de travail.
- Assurez-vous que la norme (l’instruction de travail) est compréhensible et à jour.
- Assurez-vous que les exigences en matière de qualité sont fonctionnelles avant de passer à la position suivante.
- Vérifiez que la station est conforme à son état de référence : pièces et outils disponibles, dispositifs de sécurité, etc.
Note : vous pouvez peut-être préparer la formation sur une réplique imitant un poste de travail.
2.- Je fais
Le responsable de l’équipe effectue l’opération.
- Le responsable explique l’opération à la personne formée. Pour cela, il doit :
- expliquer l’opération devant être effectuée ;
- déterminer les connaissances de l’employé à propos de l’opération ;
- expliquer l’importance de l’opération ;
- s’assurer que l’opérateur peut entendre correctement les instructions ;
- présenter les pièces, les outils et les machines à utiliser.
- Le responsable montre comment réaliser l’opération :
- Le responsable de l’équipe doit méticuleusement réaliser l’opération lui-même (ou avec le soutien d’un opérateur sénior) en respectant les normes, en signalant les étapes les plus importantes, les points clés et en expliquant ce qui est interdit et pourquoi ainsi que les procédures à suivre en cas d’anomalies.
3.- Nous faisons
Le responsable de l’équipe doit demander à l’opérateur de réaliser l’opération en restant à ses côtés. Pour cela, il doit :
- demander à l’opérateur de réaliser l’opération en décrivant et expliquant à voix haute les étapes les plus importantes ainsi que les points clés ;
- corriger immédiatement chaque déviation vis-à-vis du mode opératoire standard ;
- recommencer jusqu’à ce que l’opérateur ait entièrement mémorisé l’opération.
4.- Vous faites
Le responsable d’équipe doit laisser l’opérateur réaliser l’opération seul sous surveillance. Pour cela, il doit :
- superviser l’opérateur débutant ou demander à un opérateur avec de l’expérience (sénior) de s’en charger ;
- encourager l’opérateur à poser des questions et s’assurer que ce dernier sait à qui s’adresser en cas de doute ;
- laisser l’opérateur effectuer l’opération seul ;
- surveiller fréquemment l’opérateur.
5.- Fin de la formation
- Organisez le suivi de l’opérateur débutant par un opérateur sénior pour prévenir toute erreur au poste de travail.
- Assurez-vous que l’opérateur respecte systématiquement les normes de travail et qu’il connaît les points clés et leurs explications tout en respectant les délais de l’opération.
- Le responsable d’équipe doit mettre à jour la matrice de polyvalence (ILUO) et indiquer l’accréditation du nouvel opérateur.
Les exigences opérationnelles de chaque processus
Le besoin de garantir la bonne réalisation de toutes les activités sur les lieux de travail implique l’établissement d’une série de critères dans lesquels nous pouvons détailler les exigences opérationnelles, par exemple :
- Processus : Désignation de l’activité : positionnement des pièces sur les outils.
- Opération : Réalisée par l’opérateur ou par la machine : Réglage et positionnement corrects.
- Conditions de travail standards : Positionnement conforme aux normes (instructions de travail).
- Fonctions d’assurance qualité : bon fonctionnement des capteurs de proximité.
- Niveau de difficulté de l’opération : A, opération difficile, B opération modérée, C opération simple.
- Estimation du temps d’apprentissage de l’opération : 1 jour, 1 semaine, 1 mois, etc.
- Connaissances basiques requises : par exemple les bases de l’électromagnétisme, FP1.
- Compétences techniques acquises : niveau de compétence, connaissance de la machine, des outils, des réglages, etc.
La matrice de polyvalence (ILUO) : demandez aux experts
La polyvalence est essentielle afin de garantir des produits et un service client de qualité ainsi que pour contribuer à la limitation des conséquences de l’absentéisme.
La matrice multifonction (ILUO) permet au responsable de l’équipe de connaître, d’anticiper et de planifier le développement des compétences de votre équipe selon les besoins des processus :
La matrice, en plus d’indiquer le niveau de formation actuel de l’équipe entière, sert d’agenda de formation. C’est un outil au service du responsable de l’équipe et géré par celui-ci. Il lui permet de formaliser le niveau de compétence de chaque opérateur selon les normes de chaque poste, selon 4 niveaux de maturité :
Les informations suivantes doivent toujours apparaître :
- qui ?
- quelle opération ?
- quel niveau ?
- Les délais, le cas de la planification
Les quatre niveaux de maturité d’un opérateur sont définis de la manière suivante :
- I : est capable d’effectuer l’opération standard dans le temps imparti, dans des conditions normales et de suivre les instructions ;
- L : est capable d’exécuter les opérations standard de manière autonome ainsi que de corriger les anomalies ;
- U : est capable d’enseigner les opérations aux autres en suivant la méthode de formation à 3 étapes ainsi que proposer des améliorations ;
- O : forme les formateurs.
En outre, nous ferons apparaître dans la matrice :
- le titulaire de chaque poste
- la date prévue pour la formation ou le changement de niveau (mode de planification) ;
la Skills Matrix de mlean est une extension simple et numérique de la matrice multifonction (ILUO). Grâce à notre grande expérience, nous savons que la mise en place de la matrice (généralement avec Excel) présente de véritables difficultés de gestion et de mise à jour. Nous comprenons qu’il est nécessaire de faciliter le travail des responsables d’équipe (cela relève de leur responsabilité), qui doivent déjà s’occuper de nombreuses tâches administratives. Visitez la la page Skills Matrix de mlean pour aider les responsables d’équipe et de RH à gérer les compétences des équipes et leur polyvalence.
