Si vous souhaitez veiller à mettre en place un processus correctement, vous devez l’évaluer régulièrement afin de vous assurer qu’il fonctionne. C’est là que l’audit 5S intervient.
Comment nous assurer que nous n’oublions rien lorsque nous effectuons un audit ?
La réponse vous surprendra peut-être : rien de tel qu’une liste de contrôle.
Regardons cela ensemble.
Qu’est-ce que la méthode 5S ?
La méthode 5S est un processus très populaire développé par Toyota dans les années 1960 qui se situe au cœur de la production.
Elle renforce la sécurité de votre usine ainsi que votre productivité tout en accroissant la valeur de l’ensemble de votre chaîne de production.
Elle compte cinq étapes, bien qu’un sixième « S » ait été ajouté ultérieurement afin d’inclure la sécurité.
Ces étapes sont les suivantes : seiri (sort – éliminer), seiton (set in order – ranger), seiso (shine – nettoyer), seiketsu (standardise – standardiser) et shitsuke (sustain – respecter).
Quels sont les avantages de la méthode 5S ?
Puisque cette méthode est axée sur l’efficience et l’optimisation, elle permet de renforcer la sécurité de votre usine, de rendre votre personnel plus productif et de garantir une meilleure qualité sur l’ensemble de votre chaîne de production.
La méthode 5S peut vous permettre d’augmenter votre efficience d’au moins 30 %, ce qui améliore votre rentabilité, votre rapport coût-efficacité et votre motivation.
En outre, puisque cette méthode vous permet de réduire vos pertes, d’optimiser vos processus existants et de conserver une longueur d’avance, elle vous rend plus compétitif.
Qu’est-ce qu’un audit 5S ?
Un audit 5S est un outil qui garantit une mise en place réussie de la méthode 5S.
Ces audits peuvent être effectués sur une base mensuelle, trimestrielle ou aussi souvent que nécessaire.
Pour réaliser un audit 5S avec succès, vous devez utiliser une liste de contrôle comprenant des questions spécifiques à chaque « S » de la méthode et juger si ces exigences sont satisfaites en répondant par OK ou NOK.
Examinons ensemble quelques questions que vous devriez vous poser lorsque vous réalisez un audit 5S.
Exemples de questions pour la liste de contrôle d’un audit 5S
Seiri (éliminer) : ces questions porteront sur l’optimisation de votre lieu de travail, notamment des matériaux, des machines et de l’espace de stockage. Le premier « S » est axé sur la réduction des pertes. Cela revient à éliminer les éléments non nécessaires de l’espace de travail et à veiller à ce que la zone ne comporte que des éléments de valeur.
Seiton (ranger) : ces questions seront axées sur l’emplacement des couloirs, des espaces de travail, des équipes, des machines ainsi que des pancartes affichées. Le deuxième « S » concerne l’utilisation efficace de la zone et la réduction du nombre de mouvements en suivant les principes de l’économie des mouvements. Les matériaux, les équipements ainsi que les outils devraient suivre un code couleur et se trouver à leur place.
Seiso (nettoyer) : les questions de cette étape sont en lien avec le nettoyage de l’espace de travail, des outils et des machines. Le troisième « S » est axé sur la création et le maintien d’un espace propre en éliminant les sources de saleté afin de limiter les problèmes en lien avec la sécurité, la production et la qualité, entre autres.
Seiketsu (standardiser) : les questions de cette étape portent sur la standardisation ainsi que les instructions visuelles. Le quatrième « S » est lié à la création et au respect des normes à l’aide de guides visuels afin d’assurer le maintien de ces dernières.
Shitsuke (respecter) : ces questions se rapporteront à la maintenance, notamment aux audits que vous réalisez, à la manière dont vous traitez les problèmes rencontrés ainsi qu’aux mesures que vous prenez pour assurer une amélioration continue. Le cinquième « S » concerne le maintien du système que vous avez élaboré, notamment par le biais de la répétition, de l’amélioration continue et de la mise en place du cycle PDCA.
Cette liste de contrôle vous aidera à identifier vos points forts ainsi que vos marges d’amélioration. Elle vous permet également de vérifier que votre personnel applique les principes 5S de manière constante et qu’il respecte les normes établies.
Veuillez noter que la résolution permanente des problèmes que vous rencontrez est encore plus importante que l’audit en lui-même.
Pour y parvenir, suivez les étapes ci-dessous :
- assignez la tâche à la personne la plus compétente pour l’effectuer ;
- veillez à définir clairement votre plan d’amélioration ;
- respectez les échéances ;
- lors de votre prochain audit, assurez-vous que les problèmes identifiés au cours de celui-ci sont résolus pour de bon.
Comment effectuer un audit 5S avec succès ?
Que la personne chargée de l’audit soit interne ou externe à votre organisation, il existe un ensemble de points standards à inclure dans votre liste de contrôle afin de vous assurer que vous n’oubliez rien.
L’un des aspects les plus importants consiste à s’assurer que la personne chargée du processus a reçu la formation adéquate afin d’effectuer l’audit. C’est indispensable pour la bonne réalisation du processus.
Puis, vous devez utiliser la même liste de contrôle d’audit pour chaque zone de votre organisation et pour chaque personne impliquée dans l’audit.
Une autre tâche clé se résume à regrouper toutes les données acquises dans le cadre de l’audit sous forme d’un graphique. Ainsi, vous pouvez observer l’évolution de vos audits au cours du temps dans la zone concernée.
Examinez par exemple le graphique d’audit 5S ci-dessous. Il vient de notre module Audit 5S et illustre l’évolution d’un audit en lien avec le cinquième « S » entre mai et avril.
Éléments à inclure dans votre liste de contrôle d’audit 5S
Vous devez y inclure toutes les questions en lien avec l’audit 5S en les adaptant à l’emplacement où vous effectuer l’audit.
Pour résumer, vos questions devraient porter sur chaque « S », c’est-à-dire :
- L’organisation de votre espace : tous les éléments non nécessaires doivent être retirés. Réduisez vos pertes et rangez tout élément que vous n’utilisez pas quotidiennement.
- La mise en ordre : assignez un emplacement à chaque chose et rangez-la à sa place. Optimisez l’espace pour faciliter les mouvements et les rendre plus ergonomiques. Assurez-vous que chaque élément est clairement étiqueté et qu’il suit un code couleur pour faciliter le contrôle visuel.
- Le maintien d’un espace propre : maintenez un espace propre en identifiant les sources de saleté, en créant des normes pour les traiter et en adoptant des mesures pour les éliminer ou les limiter.
- La standardisation : élaborez un état de référence sur votre lieu de travail, utilisez des guides visuels, créez ou ajustez des modes opératoires et harmonisez vos règles de réponse.
- Le maintien : utilisez le cycle PDCA pour encourager l’amélioration continue, effectuer des audits réguliers et utiliser chaque problème rencontré comme un moyen de vous améliorer.
Les conséquences d’un audit 5S sans liste de contrôle
Les audits 5S sans liste de contrôle ne sont pas rares, mais il ne s’agit probablement pas de la meilleure manière de procéder.
Lorsque vous effectuez un audit 5S, vous observez de nombreux aspects différents. Par conséquent, vous devez vous assurer de ne rien oublier.
En outre, il est encore plus important de veiller à avoir recours aux bonnes questions pour chacun des 5 « S ».
Sans elles, vous ne serez pas capable d’atteindre le niveau d’amélioration requis pour chaque « S », ce qui se traduira par une perte de productivité, de temps et de ressources.
mlean® et l’audit 5S
Les audits 5S sont très efficaces pour vous assurer de respecter les 5 « S », mais ils peuvent s’avérer fastidieux s’ils sont effectués sur papier.
Vos audits 5S sont essentiels pour une amélioration continue efficace au sein de votre usine et nous savons tous que les documents papier se perdent facilement.
Par conséquent, nous avons créé une plateforme vous permettant de mettre en œuvre votre amélioration continue depuis un emplacement unique.
Notre mlean® Production System (mPS) vous aidera à mettre en place la méthode 5S, à effectuer vos audits 5S et bien plus encore.
Il facilitera considérablement l’amélioration continue en vous permettant de suivre n’importe quelle mesure d’amélioration de vos audits ainsi que de les filtrer par personne en charge, par date ou par section.
De plus, étant donné que tout est numérisé et conservé en toute sécurité, vous pourrez accéder à toutes vos données à n’importe quel moment et depuis n’importe où.
Vous disposerez également d’un contrôle renforcé sur votre usine, sur vos processus ainsi que sur votre personnel.
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