Se você deseja garantir que implementou algo corretamente, é necessário realizar verificações regulares de tempos em tempos para garantir que funcione. É aí que o 5S Audit entra.
Qual é a melhor maneira de garantir que não estamos deixando nada de fora ao auditar algo?
A resposta pode te surpreender: uma boa e velha lista de verificação (checklist).
Vamos nos aprofundar no assunto.
O que é 5S?
O 5S é um método muito popular desenvolvido pela Toyota na década de 60 e que está no cerne da manufatura enxuta.
Esse método aumenta a segurança e produtividade da sua fábrica, ao mesmo tempo em que impulsiona o valor de toda a cadeia de produção.
Ele segue cinco etapas, embora um sexto “S” tenha sido incluído posteriormente para abranger a segurança.
Esses passos são: seiri (sort – utilização), seiton (set in order ordenação), seiso (shine – limpeza), seiketsu (standardise – padronização), and shitsuke (sustain – disciplina).
Quais são as vantagens de implementar o 5S?
Por focar em eficiência e otimização, o método 5S proporciona uma fábrica mais segura, uma equipe de trabalho mais produtiva e maior qualidade em toda a sua cadeia de produção.
O método 5S pode melhorar sua eficiência em pelo menos 30%, o que aumenta sua lucratividade, eficácia de custos e motivação.
Esse método o torna mais competitivo, pois ajuda a reduzir desperdícios, otimizar o que já está funcionando e manter-se à frente do jogo.
O que é o 5S Audit?
O 5S Audit é uma ferramenta para garantir que a implementação do 5S funcione.
Esses tipos de auditorias podem ocorrer mensalmente, trimestralmente ou conforme necessário.
Para realizar uma auditoria 5S com sucesso, é necessário utilizar um formulário de auditoria 5S (planilha de auditoria 5S) com perguntas específicas para cada “S” do método 5S e decidir se as perguntas são atendidas com um OK ou NOK (Não OK).
Vamos dar uma olhada em algumas das perguntas que você deve fazer ao realizar um 5S Audit.
Exemplo de perguntas para o 5S Audit checklist:
Seiri (utilização) — Você encontrará perguntas sobre a otimização dos elementos no local de trabalho, como materiais, máquinas e espaço de armazenamento. O primeiro “S” se trata de reduzir o desperdício. Isso significa eliminar itens desnecessários do local de trabalho e garantir que a área esteja ausente de elementos que não agregam valor.
Seiton (ordenação) — Você terá perguntas sobre a localização de corredores e espaços de trabalho, equipes, máquinas e sinais em exibição. O segundo “S” trata de utilizar a área de forma eficiente e reduzir o número de movimentos seguindo os quatro princípios da economia de movimentos. Materiais, equipamentos e ferramentas devem ser codificados por cores e mantidos em seus lugares designados.
Seiso (limpeza) — Nesta etapa, estamos olhando para perguntas que lidam com a limpeza do local de trabalho, ferramentas e máquinas. O terceiro “S” trata de criar e manter um espaço limpo e eliminar as fontes de sujeira para evitar problemas de segurança, produção e qualidade, para citar alguns exemplos.
Seiketsu (padronização) — Nesse estágio, as perguntas lidam com padronização e instruções visuais. O quarto “S” trata de criar e seguir padrões utilizando guias visuais para garantir que os padrões não estejam diminuindo.
Shitsuke (disciplina) — Você terá perguntas sobre manutenção, como quais auditorias você está conduzindo, como lidar com problemas que surgem e quais medidas você está tomando para implementar melhorias contínuas. O quinto “S” lida com a sustentação do sistema que você construiu, principalmente por meio da repetição, melhoria contínua e implementando o Ciclo PDCA.
Esta lista de verificação, também conhecida como checklist auditoria 5S, checklist auditoria 5S Excel ou auditoria 5S Excel, ajuda a identificar seus pontos fortes e áreas de melhoria. Também auxilia a verificar se sua equipe aplica os princípios 5S de forma consistente e cumpre os padrões que você estabeleceu.
Uma coisa a ser observada é que garantir que os problemas que você detectar sejam corrigidos permanentemente é ainda mais importante do que a própria auditoria.
Para fazer isso, siga estes passos:
- Atribua a tarefa à pessoa mais adequada para lidar com ela.
- Seja muito claro ao definir o plano de melhoria.
- Cumpra os prazos estabelecidos.
- Na próxima auditoria, verifique se os problemas que surgiram na anterior foram resolvidos de vez.
Como concluir com êxito um 5S Audit?
Seja um auditor interno ou externo quem realizar a auditoria, há um conjunto padrão de coisas a serem incluídas na sua lista de verificação (checklist) para garantir que nada seja deixado de fora.
Uma das coisas mais importantes é garantir que a pessoa responsável pelo processo tenha recebido o treinamento relevante para conduzir a auditoria. Isso é fundamental para um processo tranquilo e preciso.
Em seguida, você precisa usar a mesma lista de verificação de auditoria (audit checklist) para todas as áreas da organização e todos os envolvidos na auditoria.
Outra tarefa importante é coletar todos os dados da auditoria e registrá-los em um gráfico. Dessa forma, você pode ver a evolução das suas auditorias na mesma área ao longo do tempo.
Dê uma olhada no exemplo de um gráfico de uma auditoria 5S que fornecemos abaixo. É do nosso módulo de 5S Audit, mostrando a evolução de uma auditoria relacionada ao quinto “S” de maio a abril.
O que incluir no seu 5S Audit Checklist?
Fundamentalmente, você deseja incluir perguntas relacionadas ao 5S e torná-las específicas para o local que está sendo auditado.
Para recapitular rapidamente, suas perguntas devem lidar com cada um dos sensos do 5S, que são:
- Organizar seu espaço — qualquer coisa que não seja necessária deve ser removida. Reduz o desperdício e armazena tudo o que não é usado diariamente.
- Colocar tudo em ordem — atribuir um lugar para cada coisa e manter dessa forma. Otimiza o espaço para facilitar o movimento e torná-lo mais ergonômico. Garante que tudo esteja claramente etiquetado e codificado por cores para um controle visual mais fácil.
- Manter tudo limpo — manter a limpeza no espaço ao identificar a origem da sujeira, criando padrões para lidar com ela e tomando medidas para eliminá-la ou minimizá-la.
- Padronizar — formalizar o estado de referência em seu posto de trabalho, usar guias visuais, criar ou ajustar métodos de operação e unificar regras de resposta.
- Sustentar — usar o Ciclo PDCA para promover a melhoria contínua, realizar auditorias regulares e melhorar qualquer problema encontrado.
Consequências de realizar um 5S Audit sem um checklist
Realizar um 5S Audit sem um checklist (lista de verificação) não é algo incomum, mas provavelmente não é a melhor prática.
Ao realizar um 5S Audit, você está lidando com muitas partes móveis diferentes. Isso significa que você precisa garantir que não está esquecendo nada.
Ainda mais importante do que não esquecer nada é garantir que você esteja usando as perguntas corretas para cada um dos sensos do 5S.
Sem elas, você não será capaz de alcançar o nível de melhoria necessário para cada um dos “Sensos”. Isso resultaria em produtividade, tempo e recursos desperdiçados.
A mlean® e o 5S Audit
As auditorias 5S são ótimas para garantir que você esteja em conformidade com os sensos do 5S, mas pode ser um verdadeiro pesadelo quando tudo é feito em papel.
Suas auditorias 5S são fundamentais para a implementação correta da melhoria contínua em sua fábrica, e todos sabemos como o papel tende a se perder.
Por isso, criamos uma plataforma onde você pode implementar a melhoria contínua a partir de um único lugar.
Nosso mlean® Production System (mPS) te ajuda a implementar o 5S, conduzir auditorias 5S e muito mais.
Isso torna mais fácil adotar a melhoria contínua, pois você pode acompanhar quaisquer ações de melhoria em suas auditorias e filtrá-las por pessoa responsável, data ou seção.
E, como tudo está digitalizado e armazenado com segurança, você pode acessar os dados a qualquer momento e em qualquer lugar.
Você também obtém um controle mais robusto de sua fábrica, processos e equipe.
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