Como organizar um evento Kaizen bem-sucedido

O que é o Kaizen?

Temos a certeza de que se está a ler este blogue é porque já ouviu falar sobre o Kaizen. Mas, o que significa Kaizen? É uma palavra japonesa que começou a ser usada nas aulas de Deming e Juran durante a recuperação e o desenvolvimento do Japão após a Segunda Guerra Mundial. 

Kai = Mudança

Zen = Para algo melhor 

Kaizen = Mudança para algo melhor ou melhoria contínua

No fundo, trata-se de um processo de melhoria contínua aplicado pelos membros das várias equipas no Gemba. O resultado deve ser um plano de ação claro no curto prazo e com custo baixo a nulo. 

Porquê um evento Kaizen

Os seus processos são instáveis, as normas débeis e, por isso, os resultados são aleatórios?

Aprendemos que, para estabilizar os resultados, é necessário dominar a normalização do trabalho (veja as publicações no blogue sobre este tema, incluindo as 3 publicações anteriores).

Antes de iniciar um evento “Kaizen”, é necessário ter uma situação “estável”, ou seja, já estamos a usar as ferramentas Lean básicas que dão uma contribuição muito importante para a melhoria contínua. Estas ferramentas básicas são:

• Os 5S
• Normalização (instruções de trabalho visuais)
• Observação do trabalho
• Problem Solving

O Kaizen vai mais além. Pretende criar uma rutura com o que já está implementado, estabelecido, propondo objetivos ambiciosos para obter melhores resultados (segurança, qualidade, produtividade, prazos, etc.).

Assim que o Kaizen está implementado, regressa a instabilidade de uma nova solução. A seguir, a utilização das ferramentas básicas vai conduzir até à estabilidade e à possibilidade de iniciar um novo ciclo de melhoria Kaizen. É por isso que dizemos que a melhoria não tem fim.

A figura explica o ciclo Kaizen:

Isto significa que o Kaizen:

• Questiona o que já existe
• Definir novos objetivos ambiciosos
• Executa uma análise aprofundada da situação atual a partir de diferentes ângulos
• É formado por uma equipa multidisciplinar, com os intervenientes envolvidos no projeto
• Executa imediatamente um plano de ação robusto (ou no curto prazo) e ao menor preço

Princípios do Kaizen

Para participar num evento Kaizen, a primeira coisa de que precisa é uma mente aberta para mudar as coisas e para questionar o estabelecido. 

Princípios de sucesso no Kaizen:

• Livrar-se das ideias preconcebidas
• Não procurar desculpas, procurar soluções
• Não defender a situação atual, questioná-la
• É melhor fazê-lo bem agora e aperfeiçoá-lo depois
• Se algo está errado, corrigi-lo imediatamente
• Procurar soluções sem custos
• Os problemas são a fonte das ideias
• Para encontrar as causas reais, questionar 5 vezes “porquê?”
• As ideias de 10 pessoas são mais valiosas do que o conhecimento de uma única pessoa
• Podemos sempre melhorar

E, além disso, pensar continuamente sobre como eliminar desperdícios:

• Produção em excesso
• Stocks
• Manutenção
• Produção de defeitos
• Operações sem valor acrescentado
• Inatividade
• Movimentos inúteis

Como implementar um evento Kaizen: conteúdo do método Kaizen

Organização e responsabilidades

• • Criar uma equipa multidisciplinar em que diferentes atores com capacidades no assunto em casa do processo a melhorar podem participar. Estas são as sugestões para membros da equipa:
    • Líder do evento Kaizen, que está familiarizado com a metodologia, mas que não tem de ser necessariamente um especialista no processo em questão. Vai liderar o workshop.
    • Líder de equipa da área: pelo menos, 1 (se possível, 2 ou 3)

• Operadores “qualificados (U) e/ou formadores de formadores (O), de acordo com a matriz de competências ILUO”, provenientes das posições que precisam de melhorar

• • Um representante da engenharia
  • Um representante da logística
  • Um representante da manutenção
  • Um representante da qualidade
  • Um especialista em ergonomia/segurança
  • Participação da gestão na apresentação do workshop para efeitos de validação e reconhecimento.
• Planeamento do evento Kaizen:
  • O tempo recomendado para este workshop é de um máximo de 2 dias, dependendo do perímetro. É essencial que todos os intervenientes estejam presentes para que seja bem-sucedido 
• Preparação do workshop:
  • O responsável pelo departamento tem de escolher uma área de acordo com a prioridade de melhoria (decorrente dos objetivos estratégicos – Hoshin Kanri).
  • Seleção das posições pelo líder da equipa e pelo líder do grupo
  • Recolha de informações das posições estudadas pelo líder da equipa
  • Observações preparatórias (todos os participantes)
  • Discussão preparatória com os operadores responsáveis
• Definição de uma estratégia de melhoria e objetivos quantificados baseados nos problemas observados e acordados com a gestão. Eis alguns exemplos:
  • Redução do número de viagens (operações 20% mais rápidas)
  • Eliminação de 2 rotações do tronco (ergonomia) ao recolher peças

Noções básicas que todos os participantes devem conhecer: 

• Os 4 princípios da economia de movimentos:
  • Reduzir o número de movimentos
  • Executar movimentos em simultâneo
  • Encurtar as distâncias dos movimentos
  • Tornar os movimentos mais simples ou ergonómicos
• A capacidade de identificar atividades sem valor acrescentado ou com desperdícios:
  • Produção em excesso
  • Stocks
  • Manutenção
  • Produção de defeitos
  • Operações sem valor acrescentado
  • Inatividade
  • Movimentos inúteis
• Melhoria do conhecimento na implementação dos cargos

Observação do trabalho:

• O primeiro passo é a observação do trabalho na área de produção (o Gemba), recorrendo a vários tipos de análise para cada trabalho analisado:
  • Análise dos 7 tipos de desperdício
  • Análise das sequências operacionais (temporizador simplificado)
  • Análise dos movimentos
  • Análise ergonómica simplificada (e segurança)
  • Análise de operações não cíclicas

Exemplos de vantagens da utilização da aplicação iKaizen da mlean:

Análise dos dados recolhidos

• Partilha dos dados recolhidos:
  • Trata-se da centralização dos dados recolhidos nas análises e da sua transferência para formatos A0, normalmente através da colocação desses pósteres nas paredes de uma sala de trabalho grande. Isto vai abrir a discussão ao grupo.
• Identificação de problemas:
  • Para cada uma das sequências operacionais do cargo:
    • Registar os detalhes de cada problema encontrado e numerá-los. Análise do documento das sequências operacionais
    • Nesta fase, não se aprofunda uma discussão de possíveis soluções. 

Preparação de propostas de melhoria

Identificámos, listámos e codificámos os conjuntos de problemas decorrentes das várias análises.

É necessário trocar ideias, com a participação de todos os membros do grupo. Todos têm de participar, especialmente os operadores presentes:

• Cada problema isolado é sujeito a uma análise de “5 porquês”, depois de os participantes terem identificado as causas raiz e terem discutido propostas de melhoria
• Tenta-se avaliar os ganhos de cada proposta de melhoria (em termos de tempo de execução, ergonomia, etc.).

Além disso, garante-se que todas as propostas de melhoria se baseiam em diferentes princípios de melhoria de cada análise realizada:

• Princípios de melhoria dos 4 princípios de economia de movimentos:
  • Exemplo: se for detetado um problema com o trabalho com ambas as mãos em simultâneo, reduzir o tempo morto de cada mão para equilibrar o trabalho entre a mão esquerda e a mão direita.
• Princípios de melhoria de movimentos:
  • Exemplo: aproximar os locais de trabalho, reduzir as distâncias, etc.
• Princípios de ergonomia e da segurança:
  • Exemplo: reduzir o esforço ao ajustar as alturas de trabalho ou ao simplificar a escolha de peças ou ferramentas.
• Eliminação de operações não cíclicas:
  • Exemplo: tratar as anomalias sistemáticas, que prolongam o ciclo de trabalho, como um problema. Ou reduzir a frequência das operações.
• Princípios de melhoria para equilíbrio dos postos de trabalho (se forem afetados vários postos de trabalho):
  • Exemplo: atribuir a cada operador uma função do processo completa ou concentrar as perdas no início ou no final do processo.

Esta fase termina a nossa lista de problemas identificados, propostas de melhoria imediata (ou no curto prazo) e as vantagens esperadas para cada.

Execução de propostas de melhoria

• Após uma reflexão sobre sua a viabilidade, eficácia e custos, os participantes escolhem a proposta mais adequada de entre todas. É definida uma pessoa responsável e um prazo de aplicação.

• As propostas do Kaizen que vão ser imediatamente implementadas são separadas das que não o serão.

Testar, apresentar e concluir o evento Kaizen

É recomendável fazer um ou dois testes para confirmar a validade dos ganhos esperados. Além disso, discute-se o plano com outros atores que não participaram no evento Kaizen (outros operadores, líder da equipa, manutenção, etc.).

São realizados testes e implementados planos de ação no curto a médio prazo. À medida que se confirma os resultados, estabelecem-se as novas normas de trabalho e dá-se formação a todos os participantes afetados pelas mudanças.

Reconhecimento da equipa pela gestão

Este é o momento do líder, para demonstrar o compromisso da gestão na melhoria contínua. Reconhecer não só a participação do pessoal, mas também o seu contributo na descrição dos problemas e no fornecimento de soluções. Mostrar a necessidade de “todas as pessoas” participarem é essencial para continuar o progresso no sentido da sustentabilidade. 

Todos somos importantes e podemos contribuir! 

Aplicação digital do Kaizen

Como vimos, a organização de um evento Kaizen exige a alocação de muitos recursos, especialmente em termos do número de pessoas envolvidas e do grande volume de documentos. 

Particularmente a “burocracia” da compilação de todas as análises em formatos A0. Isto força-nos a afastar-nos do Gemba e ir para uma sala longe dos pontos de trabalho para podermos gerir.

Atualmente e graças à aplicação iKaizen da mlean, não só eliminámos o papel, como também trabalhamos diretamente no Gemba, vemos imediatamente os problemas e lidamos com eles rapidamente. 

Vantagens imediatas da aplicação:

• Tempo ganho no workshop estimado em 40% (para cada participantes)
• Imediatez e eficiência devido à proximidade com o Gemba
• Vamos evitar a perda de informação associada ao papel
• Vamos garantir a capitalização da experiência e a rastreabilidade

Se já tem as ferramentas Lean básicas implementadas na sua ferramenta e quer continuar a melhorar, peça uma demonstração da ferramenta iKaizen. 

Pedir uma demonstração da nossa ferramenta iKaizen