O que é o Kaizen?
Temos a certeza de que se está a ler este blogue é porque já ouviu falar sobre o Kaizen. Mas, o que significa Kaizen? É uma palavra japonesa que começou a ser usada nas aulas de Deming e Juran durante a recuperação e o desenvolvimento do Japão após a Segunda Guerra Mundial.
Kai = Mudança
Zen = Para algo melhor
Kaizen = Mudança para algo melhor ou melhoria contínua
No fundo, trata-se de um processo de melhoria contínua aplicado pelos membros das várias equipas no Gemba. O resultado deve ser um plano de ação claro no curto prazo e com custo baixo a nulo.
Porquê um evento Kaizen
Os seus processos são instáveis, as normas débeis e, por isso, os resultados são aleatórios?
Aprendemos que, para estabilizar os resultados, é necessário dominar a normalização do trabalho (veja as publicações no blogue sobre este tema, incluindo as 3 publicações anteriores).
Antes de iniciar um evento “Kaizen”, é necessário ter uma situação “estável”, ou seja, já estamos a usar as ferramentas Lean básicas que dão uma contribuição muito importante para a melhoria contínua. Estas ferramentas básicas são:
- Os 5S
- Normalização (instruções de trabalho visuais)
- Observação do trabalho
- Problem Solving
O Kaizen vai mais além. Pretende criar uma rutura com o que já está implementado, estabelecido, propondo objetivos ambiciosos para obter melhores resultados (segurança, qualidade, produtividade, prazos, etc.).
Assim que o Kaizen está implementado, regressa a instabilidade de uma nova solução. A seguir, a utilização das ferramentas básicas vai conduzir até à estabilidade e à possibilidade de iniciar um novo ciclo de melhoria Kaizen. É por isso que dizemos que a melhoria não tem fim.
A figura explica o ciclo Kaizen:
Isto significa que o Kaizen:
- Questiona o que já existe
- Definir novos objetivos ambiciosos
- Executa uma análise aprofundada da situação atual a partir de diferentes ângulos
- É formado por uma equipa multidisciplinar, com os intervenientes envolvidos no projeto
- Executa imediatamente um plano de ação robusto (ou no curto prazo) e ao menor preço
Princípios do Kaizen
Para participar num evento Kaizen, a primeira coisa de que precisa é uma mente aberta para mudar as coisas e para questionar o estabelecido.
Princípios de sucesso no Kaizen:
- Livrar-se das ideias preconcebidas
- Não procurar desculpas, procurar soluções
- Não defender a situação atual, questioná-la
- É melhor fazê-lo bem agora e aperfeiçoá-lo depois
- Se algo está errado, corrigi-lo imediatamente
- Procurar soluções sem custos
- Os problemas são a fonte das ideias
- Para encontrar as causas reais, questionar 5 vezes “porquê?”
- As ideias de 10 pessoas são mais valiosas do que o conhecimento de uma única pessoa
- Podemos sempre melhorar
E, além disso, pensar continuamente sobre como eliminar desperdícios:
- Produção em excesso
- Stocks
- Manutenção
- Produção de defeitos
- Operações sem valor acrescentado
- Inatividade
- Movimentos inúteis
Como implementar um evento Kaizen: conteúdo do método Kaizen
Organização e responsabilidades
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- Criar uma equipa multidisciplinar em que diferentes atores com capacidades no assunto em casa do processo a melhorar podem participar. Estas são as sugestões para membros da equipa:
- Líder do evento Kaizen, que está familiarizado com a metodologia, mas que não tem de ser necessariamente um especialista no processo em questão. Vai liderar o workshop.
- Líder de equipa da área: pelo menos, 1 (se possível, 2 ou 3)
- Criar uma equipa multidisciplinar em que diferentes atores com capacidades no assunto em casa do processo a melhorar podem participar. Estas são as sugestões para membros da equipa:
- Operadores “qualificados (U) e/ou formadores de formadores (O), de acordo com a matriz de competências ILUO”, provenientes das posições que precisam de melhorar
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- Um representante da engenharia
- Um representante da logística
- Um representante da manutenção
- Um representante da qualidade
- Um especialista em ergonomia/segurança
- Participação da gestão na apresentação do workshop para efeitos de validação e reconhecimento.
- Planeamento do evento Kaizen:
- O tempo recomendado para este workshop é de um máximo de 2 dias, dependendo do perímetro. É essencial que todos os intervenientes estejam presentes para que seja bem-sucedido
- Preparação do workshop:
- O responsável pelo departamento tem de escolher uma área de acordo com a prioridade de melhoria (decorrente dos objetivos estratégicos – Hoshin Kanri).
- Seleção das posições pelo líder da equipa e pelo líder do grupo
- Recolha de informações das posições estudadas pelo líder da equipa
- Observações preparatórias (todos os participantes)
- Discussão preparatória com os operadores responsáveis
- Definição de uma estratégia de melhoria e objetivos quantificados baseados nos problemas observados e acordados com a gestão. Eis alguns exemplos:
- Redução do número de viagens (operações 20% mais rápidas)
- Eliminação de 2 rotações do tronco (ergonomia) ao recolher peças
Noções básicas que todos os participantes devem conhecer:
- Os 4 princípios da economia de movimentos:
- Reduzir o número de movimentos
- Executar movimentos em simultâneo
- Encurtar as distâncias dos movimentos
- Tornar os movimentos mais simples ou ergonómicos
- A capacidade de identificar atividades sem valor acrescentado ou com desperdícios:
- Produção em excesso
- Stocks
- Manutenção
- Produção de defeitos
- Operações sem valor acrescentado
- Inatividade
- Movimentos inúteis
- Melhoria do conhecimento na implementação dos cargos
Observação do trabalho:
- O primeiro passo é a observação do trabalho na área de produção (o Gemba), recorrendo a vários tipos de análise para cada trabalho analisado:
- Análise dos 7 tipos de desperdício
- Análise das sequências operacionais (temporizador simplificado)
- Análise dos movimentos
- Análise ergonómica simplificada (e segurança)
- Análise de operações não cíclicas
Exemplos de vantagens da utilização da aplicação iKaizen da mlean:
Análise dos dados recolhidos
- Partilha dos dados recolhidos:
- Trata-se da centralização dos dados recolhidos nas análises e da sua transferência para formatos A0, normalmente através da colocação desses pósteres nas paredes de uma sala de trabalho grande. Isto vai abrir a discussão ao grupo.
- Identificação de problemas:
- Para cada uma das sequências operacionais do cargo:
- Registar os detalhes de cada problema encontrado e numerá-los. Análise do documento das sequências operacionais
- Nesta fase, não se aprofunda uma discussão de possíveis soluções.
- Para cada uma das sequências operacionais do cargo:
Preparação de propostas de melhoria
Identificámos, listámos e codificámos os conjuntos de problemas decorrentes das várias análises.
É necessário trocar ideias, com a participação de todos os membros do grupo. Todos têm de participar, especialmente os operadores presentes:
- Cada problema isolado é sujeito a uma análise de “5 porquês”, depois de os participantes terem identificado as causas raiz e terem discutido propostas de melhoria
- Tenta-se avaliar os ganhos de cada proposta de melhoria (em termos de tempo de execução, ergonomia, etc.).
Além disso, garante-se que todas as propostas de melhoria se baseiam em diferentes princípios de melhoria de cada análise realizada:
- Princípios de melhoria dos 4 princípios de economia de movimentos:
- Exemplo: se for detetado um problema com o trabalho com ambas as mãos em simultâneo, reduzir o tempo morto de cada mão para equilibrar o trabalho entre a mão esquerda e a mão direita.
- Princípios de melhoria de movimentos:
- Exemplo: aproximar os locais de trabalho, reduzir as distâncias, etc.
- Princípios de ergonomia e da segurança:
- Exemplo: reduzir o esforço ao ajustar as alturas de trabalho ou ao simplificar a escolha de peças ou ferramentas.
- Eliminação de operações não cíclicas:
- Exemplo: tratar as anomalias sistemáticas, que prolongam o ciclo de trabalho, como um problema. Ou reduzir a frequência das operações.
- Princípios de melhoria para equilíbrio dos postos de trabalho (se forem afetados vários postos de trabalho):
- Exemplo: atribuir a cada operador uma função do processo completa ou concentrar as perdas no início ou no final do processo.
Esta fase termina a nossa lista de problemas identificados, propostas de melhoria imediata (ou no curto prazo) e as vantagens esperadas para cada.
Execução de propostas de melhoria
- Após uma reflexão sobre sua a viabilidade, eficácia e custos, os participantes escolhem a proposta mais adequada de entre todas. É definida uma pessoa responsável e um prazo de aplicação.
- As propostas do Kaizen que vão ser imediatamente implementadas são separadas das que não o serão.
Testar, apresentar e concluir o evento Kaizen
É recomendável fazer um ou dois testes para confirmar a validade dos ganhos esperados. Além disso, discute-se o plano com outros atores que não participaram no evento Kaizen (outros operadores, líder da equipa, manutenção, etc.).
São realizados testes e implementados planos de ação no curto a médio prazo. À medida que se confirma os resultados, estabelecem-se as novas normas de trabalho e dá-se formação a todos os participantes afetados pelas mudanças.
Reconhecimento da equipa pela gestão
Este é o momento do líder, para demonstrar o compromisso da gestão na melhoria contínua. Reconhecer não só a participação do pessoal, mas também o seu contributo na descrição dos problemas e no fornecimento de soluções. Mostrar a necessidade de “todas as pessoas” participarem é essencial para continuar o progresso no sentido da sustentabilidade.
Todos somos importantes e podemos contribuir!
Aplicação digital do Kaizen
Como vimos, a organização de um evento Kaizen exige a alocação de muitos recursos, especialmente em termos do número de pessoas envolvidas e do grande volume de documentos.
Particularmente a “burocracia” da compilação de todas as análises em formatos A0. Isto força-nos a afastar-nos do Gemba e ir para uma sala longe dos pontos de trabalho para podermos gerir.
Atualmente e graças à aplicação iKaizen da mlean, não só eliminámos o papel, como também trabalhamos diretamente no Gemba, vemos imediatamente os problemas e lidamos com eles rapidamente.
Vantagens imediatas da aplicação:
- Tempo ganho no workshop estimado em 40% (para cada participantes)
- Imediatez e eficiência devido à proximidade com o Gemba
- Vamos evitar a perda de informação associada ao papel
- Vamos garantir a capitalização da experiência e a rastreabilidade
Se já tem as ferramentas Lean básicas implementadas na sua ferramenta e quer continuar a melhorar, peça uma demonstração da ferramenta iKaizen.
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