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Changeing Company Culture

Esta publicação faz parte de uma série de publicações no blogue sobre normalização. A parte II fala sobre observação e Gemba Walk e a parte I chama-se O que é a normalização e as instruções de trabalho digitais?

Depois de vermos a importância das normas de trabalho em todas as nossas atividades, e a importância da observação do trabalho pelos gestores da empresa e/ou da oficina, vamos falar sobre a gestão das competências das pessoas, sobre a sua formação e polivalência, para chegarmos ao ponto em que:

  • Temas normas robustas que têm de ser aplicadas por todas as pessoas através de uma ferramenta de instruções de trabalho digitais.
  • Mantemos as normas “vivas” com a ajuda da observação do trabalho e de melhorias. Veja a publicação O que é a observação do trabalho: Genchi Genbutsu e Gemba Walks.
  • Implementamos a “formação de 3 fases” sobre as normas para todos os intervenientes que usam a técnica “Eu faço, nós fazemos, o operador faz”.
  • Definimos os requisitos operacionais de cada processo/atividade e os níveis de competência de cada pessoa.
  • Preparamos planos de polivalência em antecipação das necessidades da empresa, a matriz de polivalência.

Formação de 3 fases

Com as ferramentas de gestão da normalização e, em particular, as instruções de trabalho digitais, é essencial garantir a formação dos trabalhadores para todas as atividades necessárias.

Temos a grande responsabilidade de garantir essa formação, que é uma tarefa fundamental do líder da equipa (líder da equipa ou líder do grupo).

De acordo com especialistas em psicologia cognitiva, somos capazes de entender e reter:

  • 10% do que lemos
  • 20% do que ouvimos
  • 30% do que observamos
  • 50% do que observamos e ouvimos
  • 70% do que dizemos
  • 90% do que fazemos

A formação no trabalho é um ato de boa gestão, levada a cabo por alguém num cargo superior ao da pessoa que recebe formação. Para garantir a eficiência máxima da formação, é necessário seguir o seguinte ritual: eu faço, nós fazemos, o operador faz.

1 – Preparação da formação:

  • Assegure-se de que a formação vai ao encontro de uma necessidade identificada na matriz de polivalência e está relacionada com as competências atuais da pessoa
  • É o formador (líder da equipa) quem dá a formação (ou com o apoio de um operador sénior) para recordar o método operacional
  • Verifique se a norma (instrução de trabalho) é compreensível e está atualizada
  • Garanta que os requisitos de qualidade estão na ordem adequada antes de avançar para a próxima posição
  • Verifique se a estação está em conformidade com o respetivo estado de referência: peças e ferramentas disponíveis, funcionalidades de segurança, etc.

Nota: poderá ser possível preparar um modelo da formação que simule uma estação de trabalho.

2 – EU FAÇO

O líder da equipa faz a operação

  1. Explica a operação à pessoa em formação:
    • Diz que operação está a ser executada
    • Identifica os conhecimentos existentes da pessoa sobre a operação
    • Explica a importância da operação
    • Garante que o operador está bem posicionado para ouvir as instruções
    • Apresenta as peças, ferramenta e máquinas a ser usadas
  2. Mostra como executar a operação:
    • O líder da equipa tem de executar a operação por si próprio (ou com o apoio de um operador sénior). Ao fazê-lo, tem de respeitar escrupulosamente a norma, salientar os passos principais, os pontos essenciais, o que é proibido e porquê e que o fazer se surgirem anomalias

3 – NÓS FAZEMOS

O líder da equipa pede que seja o operador a executar a operação, permanecendo a seu lado:

  1. Peça ao operador que execute a operação. Ao fazê-lo, tem de repetir os passos principais, os pontos essenciais e de explicar as razões por detrás dos pontos essenciais em voz alta
  2. Corrija imediatamente qualquer desvio do modo de operação normalizado
  3. Repita até que o operador tenha memorizado completamente a operação

4 – O OPERADOR FAZ

O líder da equipa tem de permitir que o operador proceda sozinho e de garantir o acompanhamento:

  1. Peça a um operador com experiência (sénior) ou ao líder da equipa que supervisione o operador júnior
  2. Encoraje o operador a colocar qualquer questão e confirme se ele sabe quem contactar para o efeito
  3. Permita que o operador execute a operação sonzinho
  4. Monitorização frequente

5 – Fim da formação:

  1. Fale com o operador sénior para acompanhar o operador júnior de modo a garantir que não há erros na estação de trabalho
  2. Verifique se o operador respeita sempre a norma de trabalho, conhece os pontos essenciais e as suas razões e que respeita o tempo da operação alvo
  3. O líder da equipa tem de atualizar a matriz de polivalência (ILUO) com a acreditação do novo operador

Requisitos operacionais de cada processo

A necessidade de garantir as atividades em todos os locais de trabalho exige que se estabeleça um conjunto de critérios que detalham os requisitos operacionais. Por exemplo:

  • Processo: designação da atividade – posicionamento das peças nas ferramentas
  • Operação: executada pelo operador ou pela máquina – ajuste ou posicionamento correto
  • Condições de trabalho normalizadas: posicionamento de acordo com a forma normalizada (instrução de trabalho)
  • Características de garantia da qualidade: funcionamento correto dos sensores de proximidade
  • Nível de dificuldade da operação: A – operação difícil, B – operação moderadamente difícil, C – operação simples
  • Tempo de aprendizagem estimado da operação: 1 dia, 1 semana, 1 mês, etc.
  • Conhecimentos básicos necessários: p. ex. eletromecânica geral, FP1
  • Capacidades técnicas adquiridas: nível de capacidade, conhecimento da máquina, ferramentas, ajustes, etc.

Matriz de polivalência (ILUO): pergunte aos especialistas

A polivalência é essencial para garantir a qualidade e o apoio ao cliente, e para contribuir para a resolução dos impactos provocados pelo absentismo.

A matriz de polivalência (ILUO) permite ao líder da equipa saber, antecipar e planear o desenvolvimento das competências da sua equipa com base no que os processos precisam:

A matriz, para além de mostrar o estado atual da formação de toda a equipa, serve como planeador de formação. É uma ferramenta ao serviço e gerida pelo líder da equipa. Permite-lhe formalizar o nível de competência de cada operador relativo à norma de cada posição, de acordo com 4 níveis de maturidade:

Deve incluir sempre as seguintes indicações:

  • Quem?
  • Que operação?
  • Que nível?
  • Intervalo temporal, planeamento

Existem quatro níveis de maturidade para um operador num cargo:

  • I: é capaz de executar a operação normalizada num intervalo de tempo definido, em condições normais e de acordo com as instruções
  • L: é capaz de executar as operações normalizadas de forma autónoma, incluindo o tratamento de anomalias
  • U: é capaz de dar formação a outros relativamente à norma de acordo com o método de formação de 3 fases, assim como propor melhorias
  • O: dá formação a formadores

Além disso, a matriz inclui:

  • O incumbente de cada cargo
  • A data planeada da formação ou a mudança de nível (modo de planeamento)

A Skills Matrix da mlean é uma implementação simples e digital da matriz de polivalências (ILUO). A nossa vasta experiência mostra que a implementação da matriz (normalmente em Excel) apresenta sérias dificuldades de gestão e atualização. Compreendemos que é necessário simplificar a vida dos líderes das equipas (é sua responsabilidade), que já estão sobrecarregados com tarefas administrativas. Consulte a página da Skills Matrix da mlean para dar apoio à equipa e aos líderes dos RH na gestão das capacidades da equipa e da sua polivalência.  

 

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