Esta publicação faz parte de uma série de publicações no blogue sobre normalização. A parte II fala sobre observação e Gemba Walk e a parte I chama-se O que é a normalização e as instruções de trabalho digitais?
Depois de vermos a importância das normas de trabalho em todas as nossas atividades, e a importância da observação do trabalho pelos gestores da empresa e/ou da oficina, vamos falar sobre a gestão das competências das pessoas, sobre a sua formação e polivalência, para chegarmos ao ponto em que:
- Temas normas robustas que têm de ser aplicadas por todas as pessoas através de uma ferramenta de instruções de trabalho digitais.
- Mantemos as normas “vivas” com a ajuda da observação do trabalho e de melhorias. Veja a publicação O que é a observação do trabalho: Genchi Genbutsu e Gemba Walks.
- Implementamos a “formação de 3 fases” sobre as normas para todos os intervenientes que usam a técnica “Eu faço, nós fazemos, o operador faz”.
- Definimos os requisitos operacionais de cada processo/atividade e os níveis de competência de cada pessoa.
- Preparamos planos de polivalência em antecipação das necessidades da empresa, a matriz de polivalência.
Formação de 3 fases
Com as ferramentas de gestão da normalização e, em particular, as instruções de trabalho digitais, é essencial garantir a formação dos trabalhadores para todas as atividades necessárias.
Temos a grande responsabilidade de garantir essa formação, que é uma tarefa fundamental do líder da equipa (líder da equipa ou líder do grupo).
De acordo com especialistas em psicologia cognitiva, somos capazes de entender e reter:
- 10% do que lemos
- 20% do que ouvimos
- 30% do que observamos
- 50% do que observamos e ouvimos
- 70% do que dizemos
- 90% do que fazemos
A formação no trabalho é um ato de boa gestão, levada a cabo por alguém num cargo superior ao da pessoa que recebe formação. Para garantir a eficiência máxima da formação, é necessário seguir o seguinte ritual: eu faço, nós fazemos, o operador faz.
1 – Preparação da formação:
- Assegure-se de que a formação vai ao encontro de uma necessidade identificada na matriz de polivalência e está relacionada com as competências atuais da pessoa
- É o formador (líder da equipa) quem dá a formação (ou com o apoio de um operador sénior) para recordar o método operacional
- Verifique se a norma (instrução de trabalho) é compreensível e está atualizada
- Garanta que os requisitos de qualidade estão na ordem adequada antes de avançar para a próxima posição
- Verifique se a estação está em conformidade com o respetivo estado de referência: peças e ferramentas disponíveis, funcionalidades de segurança, etc.
Nota: poderá ser possível preparar um modelo da formação que simule uma estação de trabalho.
2 – EU FAÇO
O líder da equipa faz a operação
- Explica a operação à pessoa em formação:
- Diz que operação está a ser executada
- Identifica os conhecimentos existentes da pessoa sobre a operação
- Explica a importância da operação
- Garante que o operador está bem posicionado para ouvir as instruções
- Apresenta as peças, ferramenta e máquinas a ser usadas
- Mostra como executar a operação:
- O líder da equipa tem de executar a operação por si próprio (ou com o apoio de um operador sénior). Ao fazê-lo, tem de respeitar escrupulosamente a norma, salientar os passos principais, os pontos essenciais, o que é proibido e porquê e que o fazer se surgirem anomalias
3 – NÓS FAZEMOS
O líder da equipa pede que seja o operador a executar a operação, permanecendo a seu lado:
- Peça ao operador que execute a operação. Ao fazê-lo, tem de repetir os passos principais, os pontos essenciais e de explicar as razões por detrás dos pontos essenciais em voz alta
- Corrija imediatamente qualquer desvio do modo de operação normalizado
- Repita até que o operador tenha memorizado completamente a operação
4 – O OPERADOR FAZ
O líder da equipa tem de permitir que o operador proceda sozinho e de garantir o acompanhamento:
- Peça a um operador com experiência (sénior) ou ao líder da equipa que supervisione o operador júnior
- Encoraje o operador a colocar qualquer questão e confirme se ele sabe quem contactar para o efeito
- Permita que o operador execute a operação sonzinho
- Monitorização frequente
5 – Fim da formação:
- Fale com o operador sénior para acompanhar o operador júnior de modo a garantir que não há erros na estação de trabalho
- Verifique se o operador respeita sempre a norma de trabalho, conhece os pontos essenciais e as suas razões e que respeita o tempo da operação alvo
- O líder da equipa tem de atualizar a matriz de polivalência (ILUO) com a acreditação do novo operador
Requisitos operacionais de cada processo
A necessidade de garantir as atividades em todos os locais de trabalho exige que se estabeleça um conjunto de critérios que detalham os requisitos operacionais. Por exemplo:
- Processo: designação da atividade – posicionamento das peças nas ferramentas
- Operação: executada pelo operador ou pela máquina – ajuste ou posicionamento correto
- Condições de trabalho normalizadas: posicionamento de acordo com a forma normalizada (instrução de trabalho)
- Características de garantia da qualidade: funcionamento correto dos sensores de proximidade
- Nível de dificuldade da operação: A – operação difícil, B – operação moderadamente difícil, C – operação simples
- Tempo de aprendizagem estimado da operação: 1 dia, 1 semana, 1 mês, etc.
- Conhecimentos básicos necessários: p. ex. eletromecânica geral, FP1
- Capacidades técnicas adquiridas: nível de capacidade, conhecimento da máquina, ferramentas, ajustes, etc.
Matriz de polivalência (ILUO): pergunte aos especialistas
A polivalência é essencial para garantir a qualidade e o apoio ao cliente, e para contribuir para a resolução dos impactos provocados pelo absentismo.
A matriz de polivalência (ILUO) permite ao líder da equipa saber, antecipar e planear o desenvolvimento das competências da sua equipa com base no que os processos precisam:
A matriz, para além de mostrar o estado atual da formação de toda a equipa, serve como planeador de formação. É uma ferramenta ao serviço e gerida pelo líder da equipa. Permite-lhe formalizar o nível de competência de cada operador relativo à norma de cada posição, de acordo com 4 níveis de maturidade:
Deve incluir sempre as seguintes indicações:
- Quem?
- Que operação?
- Que nível?
- Intervalo temporal, planeamento
Existem quatro níveis de maturidade para um operador num cargo:
- I: é capaz de executar a operação normalizada num intervalo de tempo definido, em condições normais e de acordo com as instruções
- L: é capaz de executar as operações normalizadas de forma autónoma, incluindo o tratamento de anomalias
- U: é capaz de dar formação a outros relativamente à norma de acordo com o método de formação de 3 fases, assim como propor melhorias
- O: dá formação a formadores
Além disso, a matriz inclui:
- O incumbente de cada cargo
- A data planeada da formação ou a mudança de nível (modo de planeamento)
A Skills Matrix da mlean é uma implementação simples e digital da matriz de polivalências (ILUO). A nossa vasta experiência mostra que a implementação da matriz (normalmente em Excel) apresenta sérias dificuldades de gestão e atualização. Compreendemos que é necessário simplificar a vida dos líderes das equipas (é sua responsabilidade), que já estão sobrecarregados com tarefas administrativas. Consulte a página da Skills Matrix da mlean para dar apoio à equipa e aos líderes dos RH na gestão das capacidades da equipa e da sua polivalência.
