Quer implementar um modelo de melhoria contínua? Nesta publicação, vamos apresentar um guia que vai ajudar a compreender o que é a melhoria contínua e porque é importante, assim como as metodologias usadas e as ferramentas associadas.
O que é a melhoria contínua
A melhoria contínua engloba todas as atividades criadas para a procura, análise e resolução de ineficiências e envolve as pessoas de uma organização. Garantir a sobrevivência de uma organização, o que significa manter a rentabilidade e a competitividade das empresas é uma prioridade da melhoria contínua.
As atividades de análise e procura contínua de ineficiências têm de existir em todos os níveis de uma organização e podem ser realizadas tanto diariamente, como também mediante um planeamento. Assim, a melhoria contínua é uma questão cultural, um estado de espírito de todos os atores da evolução contínua (melhoria incremental), é uma forma de pensar em que tudo pode evoluir para melhor.
Pode dizer-se que é um estado de insatisfação global com o que está estabelecido, com o objetivo de identificar oportunidades de melhoria. A partir do momento em que vamos trabalhar começamos logo a pensar em fazer as coisas de forma diferente. Por isso, a melhoria contínua nunca pode ser uma “moda”. As empresas, em geral, arriscam a sua sobrevivência todos os dias, o que significa que a melhoria contínua tem de ser o seu principal aliado.
Porque é importante a melhoria contínua?
A principal razão para existir um modelo de melhoria contínua é precisamente a necessidade de as empresas serem rentáveis e competitivas ao longo do tempo. Por outras palavras, é necessário garantir a sobrevivência no curto, médio e longo prazo. Infelizmente, até mesmo já neste século, muitos modelos de melhoria contínua implementados em muitas organizações apenas serviram para mostrar que estavam na moda, ou para justificar certificações do tipo ISO ou auditorias com clientes.
A sincronização em termos de qualidade, custos, fornecimento e segurança com clientes está a tornar-se cada vez mais exigente. Os processos de produção progressivamente mais complexos e automatizados e as cadeias de fornecimento tornam a identificação de desperdícios, problemas, perdas de produção, oportunidade de melhoria, etc. extremamente complicados. Contudo, as empresas estão sentadas em cima de grandes montes de “ouro” (sendo ouro a soma de todos os desperdícios e atividades sem valor acrescentado pelas quais o cliente não gostaria de pagar). Um modelo de melhoria contínua é essencial para nos ajudar nesta tarefa.
Metodologias de melhoria contínua
Existem muitas metodologias de implementação de um modelo melhoria contínua (produção Lean, Six Sigma, TQM, WCM ou até mesmo modelos proprietários que as empresas criaram para si próprias). Não há modelos melhores nem piores. Cada empresa deve escolher um ou vários, o essencial é aceitá-lo de braços abertos.
Todos eles baseiam-se no que Deming formulou nos anos 1950: o ciclo Deming (PDCA). É necessário planear atividades (Plan – Planear), executá-las (Do – Fazer), fazer medições e analisar os resultados (Check – Verificar), e agir e corrigir em conformidade (Act – Agir). Um ciclo infinito.
Neste caso, a metodologia não é importante. O que é importante é a estratégia de implementação em qualquer organização. Para garantir o sucesso da implementação de um sistema de melhoria contínua, os seguintes “pontos essenciais” têm de estar garantidos:
- Liderança: precisamos de líderes que saibam para onde querem levar sua organização e toda a sua equipa de trabalho.
- Melhoria contínua e modelo de excelência: adote um modelo de melhoria contínua em que possa confiar, que possa comparar ao longo do tempo e que nos guie no caminho da excelência.
- Diagnóstico: seja capaz de diagnosticar a situação atual relativamente a onde estamos e para onde queremos ir no curto, médio ou longo prazo.
- Orientação para resultados: mantenha os membros da organização envolvidos nos objetivos definidos
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Liderança e definição de objetivos
É necessário garantir que toda a gestão seja muito clara em relação à “visão” da empresa. Para onde queremos ir com objetivos acordados e partilhados, que envolvam todo o pessoal. Para isso, é necessário uma equipa de liderança que mantenha todas as pessoas motivadas. Se quiser saber mais sobre liderança, leia a nossa publicação sobre liderança e melhoria contínua.
Tudo começa numa boa análise estratégica SWOT, Que serve para identificar as nossas forças (Strengths) e fraquezas (Weaknesses) internas e as nossas oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) externas.
Disponibilidade do modelo de melhoria contínua
Há vários Continuous Improvement Models em que confiamos, tal como já dito. Pessoalmente sempre optei pelo modelo Toyota (Toyota Production System), que integra todos os princípios da produção Lean e que se aplica a qualquer tipo de indústria.
Este modelo permite-me definir as áreas que vamos usar para avaliar a nossa organização. Tradicionalmente, temos definido as seguintes:
- Trabalho de equipa
- Segurança e ambiente
- Gestão da qualidade
- Operações padrão
- Desenvolvimento dos RH
- Repartição do trabalho
- Gestão das facilidades
- Gestão de custos
Existem ferramentas diferentes para cada uma destas áreas do modelo de melhoria contínua, que nos vão permitir avançar para os diferentes níveis de maturidade, de que iremos falar mais tarde no nosso blogue.
Diagnóstico do estado
Concordamos com uma visão e uma melhoria contínua e/ou um modelo de excelência que nos vai guiar por todo o percurso. Por cada área avaliada, vamos identificar os desvios existentes entre onde a organização se encontra atualmente e onde pretende estar no futuro. Para tal, realizam-se avaliações quantitativas e qualitativas que indicam o nível de excelência de cada uma das áreas. (Vamos poder definir o nosso próprio conjunto de critérios, o mais estável possível ao longo do tempo, que nos vai permitir identificar a situação em que nos encontramos em cada diagnóstico).
Orientação para os resultados
Com base nos resultados do diagnóstico, vamos definir as prioridades e transformá-las em objetivos específicos para toda a organização. Vamos ter transformado os desvios identificados em problemas e desafios específicos para a organização (projetos de melhoria). O percurso para a excelência. A partir daqui, a roda do PDCA vai começar a girar rapidamente para onde queremos ir, aplicando diferentes ferramentas de melhoria e de resolução de problemas. Com garantia total, mas não sem sofrimento e dores. Não podemos esquecer-nos que o Hoshin Kanri vai ajudar-nos a gerar o nosso PDCA estratégico. Vamos falar sobre isso noutra publicação.
Qual a melhor ferramenta para a melhoria contínua?
Não há uma ferramenta melhor, nem uma pior para a melhoria contínua. Cada ferramenta tem de ser aplicada no momento em que é necessária. Por isso, acreditamos que o mais importante não são as ferramentas, mas sim o aspeto cultural de envolvimento de todas as pessoas, assim como o compromisso com a melhoria contínua. Por essa razão, um bom modelo não vale nada sem uma boa gestão de liderança e de ensino.
Peça uma demonstração
O nosso mlean Production System é uma excelente ferramenta para implementar modelos de melhoria contínua. Se quiser saber mais sobre como o pode ajudar, não hesite e peça uma demonstração para que possamos ver como podemos ajudar a tornar a sua organização mais eficiente e rentável.
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