Esta publicação faz parte de uma série de publicações no blogue sobre normalização. Leia a parte I sobre instruções de trabalho visuais e a parte III sobre gestão de competências.
Tal como dissemos na 1.ª série de publicações sobre normalização, para iniciarmos a fase C (Check) do ciclo PDCA de Deming, tivemos de fazer uma “observação do trabalho”.
O que é a observação do trabalho?
O principal desafio passa por garantir a robustez da normalização. Se bem se recorda, na publicação anterior definimos a melhor forma de padronizar qualquer atividade através da digitalização. Isto é apenas o início, ou melhor, é a base da nossa metodologia de melhoria contínua. Isto porque o objetivo último da normalização é obter um resultado rigoroso, independentemente do interveniente, e, ao mesmo tempo, ser a base da melhoria contínua para qualquer atividade.
A observação do trabalho é uma ferramenta que no ajuda a alcançar vários objetivos. Nesta publicação, vamos olhar para as diferentes metodologias se observação do trabalho, que nos vão ajudar a:
- Manter as normas “vivas”
- Garantir que as são seguidas e respeitadas
- Identificar todo o tipo de problemas que afetam a qualidade, produtividade, ergonomia, segurança, etc. das pessoas ou bens
- Conseguir identificar oportunidades de melhoria das normas
- Identificar oportunidades de formação
- Identificar oportunidades para estudos de melhoria do tipo “Kaizen”
Como fazer observações do trabalho com eficiência?
Existem muitas formas de fazer observações do trabalho. Estas são as ferramentas principais que gostaríamos de propor para garantir a sua eficiência:
- “Genchi Genbutsu”
- Gemba Walks
- Os 3 tipos de observação por gestores:
- Observação planeada
- Observação de um evento imprevisto
- Observação refletiva
O que é “Genchi Genbutsu”
Genchi Genbutsu (“Vá ver com os seus olhos”) é uma expressão japonesa que faz parte do TPS (Toyota Production System). A ferramenta é especialmente recomendada para gestores e baseia-se no seguinte conceito: seja qual for a ineficiência, vá até à origem e veja com os seus próprios olhos, se possível faça-se acompanhar também da sua equipa. É um princípio básico para lidar com problemas: desloque-se ao local e observe-o ou ao processo onde o problema foi detetado. Se for evidente aos nossos olhos metade do problema já está resolvido. Os gestores estão a mostrar a importância de trabalhar com “factos e dados” e não só com opiniões ou perceções (quer estejam interessados ou não) de terceiros.
O que são “Gemba Walks”
As Gemba Walks, também conhecidas como visitas à fábrica, seguem o mesmo conceito básico de Genchi Genbutsu, que também tem origem no TPS. As Gemba Walks também são muito orientadas para gestores de empresas com uma forte orientação Lean. Gemba ou “local de grande valor” é o local onde as coisas acontecem, onde conseguimos absorver a realidade com os 5 sentidos e compreender a situação atual no ambiente onde acontecem.
As Gemba Walks devem fazer parte da rotina e os líderes de qualquer organização devem integrá-las nas suas tarefas diárias. Assim, ficam a conhecer o dia-a-dia do local onde o valor acrescentado é gerado e familiarizar-se com os problemas. O objetivo desta prática é não só resolver problemas, tomar decisões ou dar ordens para alterar os resultados, mas também criar um ambiente de deteção de erros e melhoria contínua que, no limite, irá resultar na resolução de problemas. Isto é essencial.
Também é necessário congratular as equipas quando os resultados são positivos. Estas “walks”, que é como quem diz visitas, permitem criar laços mais fortes com os colaboradores e detetar tarefas sem valor acrescentado, tendências que têm de ser corrigidas, normas e problemas que não foram analisados, mas também boas práticas e pontos de interesse entre outras coisas.
Princípios da observação do trabalho
1. Observar é trabalhar:
Durante o tempo gasto a observar, estamos focados na tarefa e, por isso, é um tempo dedicado à observação. Nenhuma outra tarefa nos deve distrair da observação, por isso coloque os telemóveis e o WhatsApp de parte. Esta atividade, fundamental para todos os gestores, deve ser uma atividade diária e deve durar, pelo menos, 30 minutos por dia.
2. Atitudes e comportamentos dos gestores durante a observação:
- Esteja indisponível para chamadas externas
- Prepare os documentos
- Lembre-se das normas
- Vá até à estação de trabalho e informe o operador
- Observe a operação à distância várias vezes
- Observe a o local de trabalho de perto
- Fale com o operador
- Faça uma avaliação ou um plano de ação
3. Observe com 5 sentidos:
- Paladar (principalmente para a indústria alimentar)
- Audição: ruídos, murmúrios, etc.
- Tato: vibrações, temperatura, etc.
- Visão: fugas, sujidade, etc.
- Olfato: cheiro a queimado, produtos químicos, etc.
4. Filtros da observação:
Podemos fazer as nossas observações de forma genérica de um trabalho ou podemos querer estabelecer um foco específico. Quando nos focamos, somos capazes de ver muitas mais oportunidades de melhoria. Estas são algumas das abordagens possíveis:
- Qualidade
- Segurança
- Produtividade
- Respeito pelas normas
- Produção de defeitos
- Sujidade, fugas
- Deslocamentos
- Manutenção
- Etc.
5. Os 4 Ms:
A metodologia que adotamos integra os 4 Ms do modelo 5Ms (o M de meio ou ambiente é integrado nos restantes Ms):
- Recursos humanos (manpower):
- Respeito pelas normas
- Formação
- Etc.
- Método:
- Norma de trabalho, ou de controlo
- Tempos de operação
- Deslocamentos
- Gestos inúteis
- Etc.
- Material:
- Defeitos
- Stocks
- Compras
- Identificação
- Etc.
- Meios (máquinas, ferramentas):
- Normas de condução
- Manutenção de produtos
- Fiabilidade
- Capacidade dos meios
- Etc.
6. Perímetros geográficos:
- O ambiente das estações de trabalho ou das linhas de produção:
- Vista geral para detetar debilidades no ambiente das estações de trabalho, identificação de corredores, cruzamentos de empilhadoras, identificação de fluidos, saídas de emergência ou de evacuação, iluminação, etc.
- Vista geral de uma máquina ou um processo:
- Vista geral da máquina ou da linha de produção, como é usada, mantida, reparada, como as não conformidades são identificadas, etc.
- Encontre os pontos fracos mais relevantes da máquina que afetam os resultados.
- Maior foco no que é mais relevante:
- Onde ocorre um defeito e porquê
- Detalhe da norma que afeta o problema
- Formação de um operador
- Etc.
Os 3 tipos de observação:
1. Observação planeada:
Esta é a observação que está planeada e faz parte de uma rotina.
- Todos os gestores têm de efetuar as observações com frequência. É uma rotina fundamental na gestão diária de qualquer organização. Lembre-se de que observar também é trabalhar.
- A observação por um líder da equipa tem de ocorrer diariamente. Os restantes gestores têm de definir a frequência com que o fazem, mas deverá ser, pelo menos, uma vez por semana e devem fazê-lo em conjunto com os níveis inferiores.
2. Observação circunstancial:
Esta é a observação que ocorre como consequência de um evento específico, que pode ser:
-
- Um acidente
- A avaria de um meio ou de uma ferramenta
- A identificação de um defeito de qualidade
- Etc.
3. Observação refletiva:
É a situação “ideal”: todas as pessoas, estando presentes no Gemba, estão a observar de forma natural e são capazes de identificar todos os estados anómalos. Os 4 Ms estão integrados nos seus 5 sentidos e, enquanto passam por qualquer ponto da fábrica, são capazes de identificar anomalias ou aspetos a melhorar.
A observação é uma ferramenta de gestão e, por isso, tem de ser treinada sistematicamente.
Como é possível gerir digitalmente a observação?
É sabido que efetuar uma rotina de observação é complexo. Gera imenso papel, folhas de Excel, listas de verificação, etc. que têm de ser transferidas para o computador, o que é uma “chatice”. A seguir, com base nessas observações, a gestão tem de retirar conclusões que têm por base inúmeras ações e responsáveis, pelo que é muito difícil gerir e manter tudo sob controlo. Na nossa opinião, a solução está num conjunto de aplicações que permite realizar facilmente todas estas ações de forma digital e são capazes de ser consultadas em qualquer nível.
