Esta publicação faz parte de uma série de publicações no blogue sobre normalização. Leia a parte II sobre observação do trabalho e Gemba Walks e a parte III sobre gestão de competências.
Vamos começar esta publicação com algumas citações que penso serem particularmente relevantes para apresentar o trabalho normalizado e a normalização em projetos Lean:
- Taiichi Ohno (1912-1990):
- “Não há melhoria possível sem padrões. O início de qualquer melhoria passa por se saber exatamente onde se está.”
- “Algo está errado se os trabalhadores não estão a observar diariamente, a encontrar coisas que são entediantes ou ineficazes e, a seguir, a reescrever as normas. Até mesmo o manual do mês passado deve estar desatualizado.”
- “A norma é um documento vivo que pode estar em evolução contínua, sujeita ao ciclo de melhoria P(S)DCA.”
- Masaaki Imai no seu livro Gemba Kaizen:
- “A norma é o ponto de partida para a melhoria. Mesmo após um Kaizen, vamos ter uma melhoria de uma norma existente ou uma norma nova.”
O que é a normalização?
Vamos recordar uma possível definição de normalização: “A normalização é a melhor forma de trabalhar atualmente conhecida. Permite-nos atingir os objetivos de qualidade, custos e fornecimento, ao mesmo tempo que se garante a segurança das pessoas”. Por isso:
- Tem de ser comum a todas as pessoas (funcionários novos, funcionários antigos, etc.).
- Tem de ser definida de modo a garantir a eficiência, a regularidade e a racionalidade das operações, na busca da excelência operacional.
- A norma Lean foi concebida para desenvolver a aprendizagem
“Todas as pessoas” têm de ser capazes de a dominar através da formação e do ensino. A formação é entendida como a prática das capacidades.
Lembro-me do pânico gerado pela licença de maternidade de uma colega muito competente no seu trabalho. Conseguimos resolver a situação sem problemas, por ela ter definido as normas de trabalho que serviram de base para formar duas pessoas. Esta é a chave: criar normas que possam ser usadas para formar outros e evitar a variabilidade da não qualidade (reprocessamento, sucata, etc.)
A normalização ajuda a evitar a variabilidade entre pessoas e trabalhar em permanente modo de pronto-socorro. Assim, não entramos num ciclo vicioso, no qual não temos tempo para formar e geramos problemas de qualidade e desperdício. Parece senso comum, mas a definição das normas pelos atores da própria atividade fomenta a criatividade das pessoas, que passam a estar numa procura contínua de melhoria da norma. Além disso, capitalizamos as melhores práticas na norma.
Fizemos normas à mão durante anos, isto é, em papel. Isto é uma atividade árdua e entediante, em que temos de anotar cada norma, os respetivos pontos essenciais, o que é proibido e porquê, o que fazer no caso de anomalias, etc. Ah, e manter tudo atualizado! É uma tarefa difícil que exige muito tempo e recursos das empresas, que muitas vezes não os têm. Isso gera um mau resultado. Muitas vezes encontramos normas obsoletas que não servem para formar equipas.
Um dos principais problemas com que nos deparamos está em formar equipas, especialmente à medida que as empresas crescem. No entanto, quanto mais a empresa cresce, mais difícil se torna fazer com que todos os funcionários trabalhem de forma eficiente. É aqui que a normalização é essencial para chegar a todos eles com normas robustas. Atualmente, com as ferramentas de instruções de trabalho visuais, como a Visual Standard da mlean, conseguimos obter várias vantagens muito significativas:
- Ausência de papel ou de folhas Excel.
- Instruções para normas digitais
- Definição das normas pelos próprios atores que estão no terreno.
- Gestão simplificada de mudanças sem papel.
- Facilidade de formação de pessoas através de vídeos.
- Eliminação de interpretações erradas e visão única por toda(s) a(s) empresa(s).
- Poupança em traduções.
- Etc.
O que são instruções de trabalho digitais?
A Visual Standard (a ferramenta de instruções de trabalho digitais da mlean) é uma ferramenta que permite transferir informações sobre as práticas de trabalho para uma norma através de meios visuais, principalmente vídeos. Por outras palavras, é uma forma de comunicar os processos da sua empresa sem papel, através de um método que praticamente não exige formação prévia. É simples criar e alterar rapidamente as normas à medida que se muda o processo. O que é importante salientar é que é possível usar esta ferramenta para acelerar o processo de aprendizagem e a prontidão da sua equipa.
E porque deve ser visual? As informações visuais são muito mais acessíveis do que o texto. Apenas 10% das pessoas se lembram do que ouviram e apenas 20% se lembram do que leram. Contudo, mais de 80% das pessoas lembram-se do que viram e fizeram.
Objetivos da normalização
Estes são alguns dos principais objetivos pelos quais implementamos a normalização:
- Resolução de problemas
- Melhoria do processo
- Obtenção de maior produtividade
- Gestão de atividades e do contexto
- Melhoria dos resultados
- Redução dos custos diretos e indiretos
- Automação dos processos
Vantagens da normalização
As vantagens do trabalho normalizado são imensas. Não vamos conseguir listá-las todas. Além disso, a normalização melhora todo o processo interno e externo da empresa, acarretando inúmeras vantagens que, em muitas ocasiões, passam despercebidas. Algumas das possíveis vantagens principais seriam:
- Garantir o desempenho correto do trabalho
- Reduzir custos
- Reduzir tempo necessário
- Simplificar e encurtar processos
- Melhorar a qualidade do serviço ou do produto
- Permitir melhores previsões
- Possibilitar uma melhor adaptação às mudanças no ambiente
- Promover a cultura empresarial
- Proporcionar uma maior liberalização da gestão
Porquê usar instruções de trabalho digitais?
Já vimos os objetivos e as vantagens da normalização e as instruções de trabalho são uma parte essencial do processo. Nesse sentido, vamos analisar algumas das vantagens das instruções de trabalho digitais com mais alguns casos concretos que irão traduzir-se numa maior eficiência, partilha de conhecimentos e poupança de tempo para a fábrica.
Pedir uma demonstração da ferramenta de instruções de trabalho digitais da mlean
Redução dos tempos de formação
Imagine que a sua empresa contrata dois funcionários novos. Nas primeiras semanas, vão precisar de alguém que lhes ensine como realizar cada tarefa. Enquanto uma pessoa com experiência está a dar-lhes formação, não está a fazer o seu próprio trabalho. Esta situação específica gera uma ineficiência que pode ser facilmente resolvida através do uso de uma ferramenta de instruções de trabalho digitais, como o Visual Standard. Vamos mais longe: a sua empresa contrata um trabalhador que não fala a sua língua tão bem quanto gostaria, o que torna a formação ainda mais difícil e menos eficiente. A solução é a mesma: instruções de trabalho em vídeo. Podem não entendê-lo na perfeição, mas vão compreendê-lo com imagens ou vídeos organizados de forma a mostrar sequências com o que tem de fazer. Além disso, também há poupanças de tempo e de dinheiro em traduções. Por exemplo, no envio de instruções em francês de uma fábrica em França para uma fábrica na Polónia. O ditado “uma imagem vale mais que mil palavras” nunca foi tão adequado.
Redução do uso de papel
Outra mais-valia resultante das instruções de trabalho digitais é a digitalização do trabalho na fábrica através do uso de tablets, entre outros dispositivos eletrónicos, e a eliminação do uso de versões em papel desatualizadas, o que melhora a transferência de conhecimentos através da sua organização. Assim, todas as informações atualizadas estão disponíveis a qualquer trabalhador que delas necessite, o que melhora a comunicação entre equipas, acima de tudo, de forma instantânea! Vai evitar muitas viagens até ao computador para alterar o documento, imprimi-lo e colocá-lo nas estações de trabalho. Ou seja, vai poder fazê-lo onde as mudanças estão a acontecer e a mudança vai ser em tempo real.
Mais vantagens das instruções de trabalho digitais
Apesar de tudo, isto não se resume à partilha e criação de normas, o que é excelente. Também se trata de impedir e evitar que surjam anomalias na área de produção. Assim que o problema aparecer, o operador pode usar o sistema visual para alertar a pessoa adequada para o problema e, mais do que isso, onde está a ocorrer. Deste modo, um sistema totalmente implementado permite evitar anomalias.
Diz-se que uma coisa leva a outra: segurança. Quando tem tempos de preparação curtos para cada operador, um número reduzido de erros na área de produção e uma transferência de informação simplificada, o que leva a um melhor entendimento dentro da empresa, está a investir não só na eficiência, como também na segurança. Na segurança das pessoas e dos bens. E esta é uma questão importante a ter em mente.
Como fazer para implementar as instruções de trabalho digitais?
Para implementar as instruções digitais vamos proceder como anteriormente, isto é, vamos confiar no ciclo SDCA:
- S: definir a norma
- D: aplicar a norma e formar pessoas
- C: verificar, garantir o respeito pela norma e procurar oportunidades de melhoria
- A: melhorar a norma, corrigir desvios e implementar melhorias
As instruções de trabalho no Visual Standard incluem todos os aspetos que também estão presentes em papel:
- Fases principais, pontos essenciais, razões para os pontos essenciais
- O que é proibido e porquê
- O que fazer em caso de anomalia
- Tempos de operação
- Etc.
Vamos continuar a confiar nos 4 princípios da economia de movimentos e na observação dos 7 desperdícios para a sua criação. Ou seja, a sua construção é idêntica!
A principal vantagem das instruções de trabalho visuais é o que conseguimos fazer num tablet no terreno, sem papel, com o líder da equipa e os seus operadores. Estima-se que o tempo poupado na gestão seja superior a 50%.
A implementação da formação de pessoas vai passar a ser muito mais eficiente, tal como já explicámos acima, graças às instruções de trabalho digitais existentes no Visual Standard. Isto significa que a grande vantagem de ter uma biblioteca digital de processos normalizados é que passa a ser muito fácil geri-la e mantê-la atualizada. Desta forma, estamos a gerar informação que estará disponível sempre que dela precisarmos. Seja para consultar processos antigos ou para criar novos, vai haver sempre uma única base de dados com informação fiável.
Como fazer a gestão da normalização?
Nas próximas publicações do blogue, vamos falar sobre como podemos fazer a gestão da normalização com os outros produtos digitais da nossa solução de normalização:
- 5S
- Visual Standard – Instruções de trabalho
- Observação do trabalho
- Skills Matrix
- iKaizen
- Standard Work Audit
Peça uma demonstração
Se está a pensar em implementar uma ferramenta de instruções de trabalho visuais na sua empresa, peça uma demonstração da solução Visual Standard da mlean. A ferramenta vai dar-lhe uma vista geral sobre como pode ajudar a garantir mais eficiência, partilhar conhecimentos e ter normas mais robustas.
