Habilidades de Problem Solving, ou resolução de problemas, são fundamentais para manter as fábricas funcionando eficientemente.
Hoje, estamos trazendo um guia completo para ajudá-lo a levar as suas rotinas de resolução de problemas para outro patamar e ser um ótimo problem-solver (solucionador de problemas).
Primeira parada: o que é um problema?
Antes mesmo de discutirmos metodologias, precisamos definir o que é um problema.
Uma definição pode ser o seguinte: um problema é a lacuna entre o que é e o que deveria ser.
Essa definição estabelece a base para explorarmos a resolução de problemas e como ela afeta o trabalho na fábrica diariamente.
Quem é responsável por resolver o problema?
Essa pergunta tem uma resposta final e direta: todos na organização são responsáveis por resolver o problema.
No ambiente atual, rápido e em constante mudança, todos precisam ter habilidades adequadas de resolução de problemas e compreender o que significa resolver um problema.
Isso te ajuda a se manter competitivo, eficiente e rentável. Isso também garante que os problemas sejam tratados rapidamente e que a melhoria contínua siga prosperando em sua fábrica.
Para alcançar isso, líderes e gestores devem dar o exemplo e implementar uma metodologia eficaz que motive e inspire suas equipes.
Algumas metodologias que eles podem usar são QC Story, A3 ou QRQC, dentre outras.
Fazer isso cria um efeito cascata em toda a organização, motivando todos a identificar e resolver problemas assim que eles surgem.
Como aplicar a resolução de problemas como um profissional?
O primeiro passo para aplicar a resolução de problemas como um profissional é entender o quão vital é adotar uma abordagem coletiva para o processo.
Uma vez que façamos isso, podemos analisar algumas estratégias que capacitarão você e sua equipe a resolver problemas com confiança.
Gemba: O coração da ação
Quando se trata de resolver problemas, um conceito reina supremo: o Gemba.
Gemba é o lugar onde as coisas acontecem. Ele pode se referir ao chão de fábrica de manufatura, a um centro de atendimento ao cliente ou a uma área de desenvolvimento de software.
Adotar o Gemba é crucial para a resolução de problemas eficaz, pois oferece uma visão inestimável dos processos de produção e controle, das pessoas e dos métodos de trabalho.
Para fazer isso como um profissional, os gestores devem dedicar tempo no Gemba para entender os desafios e oportunidades que cada função e processo apresentam. Isso os ajuda a obter uma compreensão abrangente das operações, permitindo-lhes identificar áreas para melhoria.
O poder do ciclo PDCA: melhoria contínua simplificada
Uma abordagem sistemática é essencial para resolver problemas de forma permanente e implementar melhorias contínuas.
Um exemplo realmente bom disso é o ciclo PDCA, desenvolvido pelo especialista em qualidade Dr. W. Edwards Deming.
Esse ciclo serve como um roteiro para a resolução de problemas ajudando as organizações a analisar questões, implementar soluções e monitorar os resultados. O ciclo PDCA consiste em quatro frases, que são: Planejar (Plan), Fazer (Do), Verificar (Check) e Agir (Act).
Devido à eficácia do ciclo PDCA, elementos dessa abordagem estão presentes em outros métodos de resolução de problemas, como o 8D e o Short Loop (resposta rápida da cadeia de ajuda).
Além de ser eficaz e fácil de seguir, o ciclo PDCA oferece uma estrutura articulada e previsível para a resolução de problemas, o que impulsiona a melhoria contínua e aumenta a lucratividade.
Melhores técnicas de resolução de problemas
Já vimos alguns fundamentos, como aproveitar o Gemba a seu favor e implementar o ciclo PDCA.
Quando se trata de resolução de problemas em um ambiente industrial, várias ótimas ferramentas e técnicas tornam esse processo fácil e eficiente. Qual ferramenta utilizar dependerá do que exatamente você está lidando.
Um ótimo exemplo é o método dos “4Ms“, que representa material, máquina, método e mão de obra – este último se referindo a toda a força de trabalho.
O método dos 4Ms tem foco em prevenir problemas para maximizar a produtividade e reduzir o tempo de inatividade. Ele funciona ajudando as fábricas a identificarem os problemas que afetam as operações e seus materiais, máquinas, métodos e mão de obra.
Outra grande ferramenta para a resolução de problemas é a análise de causa raiz (RCA), que, assim como o ciclo PDCA, está presente em diferentes métodos de resolução de problemas. Um exemplo é o diagrama Ishikawa, também conhecido como diagrama espinha de peixe, que utiliza dados para criar uma classificação hierárquica das causas que levam a um problema. Isso ajuda sua equipe a implementar soluções focadas e permanentes.
Algumas metodologias específicas de resolução de problemas podem otimizar o processo de resolução e rapidamente levar a equipe a dizer problema solucionado. Um exemplo disso seria a abordagem QC Story, que fornece um processo estruturado que inclui nove etapas para resolver o problema de forma eficaz. Metodologias como essa fornecem uma estrutura que orienta os solucionadores de problemas em cada fase do processo.
Avaliando a magnitude do problema
Se você deseja resolver um problema com sucesso, precisa saber exatamente quão grave ele é ou, melhor dizendo, quão grande ele é.
Para resolver um problema corretamente, é fundamental medi-lo primeiro. E para fazer isso corretamente, é sempre uma boa ideia esboçar as dimensões do problema usando dados atualizados.
Ter uma imagem clara da magnitude do seu problema ajuda a acompanhar sua evolução e avaliar se suas soluções estão funcionando.
Os dados desempenham um papel fundamental nesta etapa. Eles fornecem todas as informações necessárias para apoiar seus esforços de tomada de decisão.
Esses dados também precisam ser confiáveis, pois você precisa ser capaz de definir com precisão a magnitude do problema para resolvê-lo e evitar que ele aconteça novamente.
Por que a resolução de problemas não está funcionando para sua equipe?
A resolução de problemas traz um grande potencial de crescimento, mas muitas equipes não sabem como implementá-la corretamente. Aqui estão algumas armadilhas comuns para ajudá-lo a acelerar seu processo:
Problemas não definidos ou não mensurados — quando você mensura um problema com precisão, está um passo mais perto de resolvê-lo. Quando você deixa de lado esta etapa, fica no escuro quando se trata de identificar a causa raiz do problema e terá dificuldades para resolvê-lo.
Falhar em fazer o Gemba — se você não verifica onde o problema ocorreu e não fala com todos os envolvidos, está deixando informações importantes para trás, o que vai retardar seu processo e afetar toda a organização.
Suas soluções não abordam a causa raiz — não trate apenas os sintomas, encontre a causa raiz do problema e resolva-o de uma vez por todas. Se você não fizer sua pesquisa e encontrar exatamente onde o problema está, ficará preso com o mesmo problema repetidamente, resultando em desperdício de tempo, esforço e dinheiro.
Todos os processos de resolução de problemas bem-sucedidos têm três coisas em comum: todos passaram pelo Gemba, todos usaram dados confiáveis e todos aplicaram o ciclo PDCA.
mlean® e a resolução de problemas
Na era digital de hoje, a tecnologia desempenha um papel fundamental na resolução de problemas e apoia os gestores em sua busca pela excelência operacional.
No entanto, muitas fábricas ainda utilizam papel para concluir esses processos, e as coisas acabam ficando bagunçadas ou perdidas.
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